Comment pouvons-nous vous aider ?

Expensent se connecte à la boîte mail dans laquelle vous recevez vos factures et justificatifs, repère les emails contenant des documents financiers et les place dans Action Center, le centre d'actions de l'application. Vous pouvez ensuite envoyer les documents exploitables à votre comptable ou à votre logiciel de comptabilité, traiter les exceptions, importer les fichiers manquants et créer des règles pour les prochains emails similaires.

Expensent s'adresse aux indépendants, TPE, petites entreprises, équipes comptables et prestataires qui reçoivent des factures et justificatifs par email, puis doivent encore les transmettre à un comptable, un logiciel de notes de frais ou un outil de comptabilité.

Créez un compte, choisissez une formule, connectez la boîte mail dans laquelle arrivent vos factures, ajoutez l'adresse de destination puis lancez Find Invoices. Un abonnement actif est nécessaire pour utiliser Find Invoices, Action Center et Rules. Vérifiez les premiers résultats dans Action Center avant de créer des règles récurrentes. L'application reste en anglais pour le moment, ces noms correspondent donc aux libellés affichés à l'écran.

L'application prend en charge Google/Gmail, Microsoft/Outlook, Yahoo, iCloud et les boîtes mail de type IMAP par l'intermédiaire de Nylas. Google, Microsoft et Yahoo utilisent l'autorisation OAuth de leur fournisseur. iCloud et certains comptes IMAP peuvent nécessiter un mot de passe propre à l'application ou les identifiants de la boîte mail.

Oui. Find Invoices peut rechercher jusqu'à 10 ans d'historique, un mois ou un trimestre à la fois, dans le compte connecté de votre choix. Les résultats apparaissent dans Action Center. Vous pouvez alors envoyer les anciens documents, télécharger les factures disponibles sur un portail ou créer des règles à partir d'exemples réels.

Non. Expensent prend en charge l'étape qui précède la comptabilité : retrouver les emails contenant des factures ou justificatifs, réunir les documents et envoyer ceux que vous sélectionnez ou qui correspondent à une règle. La saisie comptable, la validation, le paiement, le rapprochement et la tenue des comptes restent dans votre processus comptable habituel.

Expensent envoie les documents à l'adresse email que vous configurez. Il peut donc fonctionner avec la boîte mail de votre comptable ou les adresses de dépôt proposées par des outils comme Expensify, QuickBooks, Xero, Dext, FreshBooks, Ramp, BILL, SAP Concur et bien d'autres. Consultez les pages Intégrations et Guides pour les instructions propres à chaque outil.

Une analyse commence par les métadonnées de la boîte mail, notamment l'expéditeur, l'objet, la date et le nom des pièces jointes. L'IA présélectionne les documents financiers probables avant qu'Expensent récupère et analyse le contenu ou les pièces jointes des emails candidats. Les autres emails ne passent pas par cette étape de classification approfondie.

Ready to Forward contient les documents prêts à être envoyés. Download Required regroupe les emails dont la facture se trouve probablement sur un portail fournisseur. Needs Review contient les éléments ambigus. Already Sent affiche l'historique des envois. Reminders suit les tâches liées aux portails et les rappels récurrents que vous créez.

Un email est prêt à être envoyé lorsqu'Expensent dispose d'un justificatif exploitable : une pièce jointe PDF, JPG ou PNG prise en charge, ou une facture complète trouvée dans le corps de l'email si l'option correspondante est activée.

Download Required signifie que le message renvoie vers un portail fournisseur ou une page de facturation au lieu de contenir un fichier exploitable ou une facture complète dans le corps de l'email. Après avoir téléchargé le document vous-même, vous pouvez utiliser le rappel et l'import dans Expensent.

Needs Review signifie que le système n'a pas pu déterminer avec suffisamment de certitude si l'email était prêt à être envoyé, nécessitait un téléchargement ou n'était pas une facture. Vérifiez l'expéditeur, l'objet, l'aperçu et les pièces jointes avant de le déplacer vers la bonne file ou de le masquer.

Masquez définitivement le message depuis son menu, ou créez une règle de rejet à partir d'un exemple vérifié afin que les emails similaires ne réapparaissent plus dans Action Center.

Le tableau de bord comprend un résumé Insights avec le total des documents détectés et envoyés pour la période sélectionnée. Ouvrez Insights pour consulter la répartition par type de document, le taux d'automatisation, les tendances mensuelles, les principaux fournisseurs par valeur détectée et la répartition entre l'envoi automatique, Find Invoices et les imports manuels. Lorsqu'une période précédente est disponible, Insights compare les deux périodes. Solo comprend le mois civil en cours et le précédent. Pro comprend tout l'historique.

Vérifiez la période d'analyse, le compte email connecté, la recherche, les filtres par type de document et l'option Email body invoices. Si la boîte mail doit être reconnectée, ouvrez Settings > Integrations dans l'application, reconnectez-la puis relancez l'analyse.

Oui. Action Center comprend une recherche et des filtres par source, boîte mail connectée, type de document et facture présente dans le corps de l'email. Insights permet aussi de filtrer la répartition des valeurs par type de document. Les préférences de type de document sont disponibles dans Settings > Document Types.

Oui. Lorsque d'autres emails de l'onglet actuel d'Action Center ont le même expéditeur et le même modèle d'objet, l'étape de vérification peut vous proposer de les inclure. Expensent envoie chaque email sélectionné séparément avec ses propres pièces jointes disponibles. Votre note et votre choix d'utiliser les destinataires en copie s'appliquent à tous les emails de cette action. Les emails qui ne sont pas prêts à être envoyés restent dans l'onglet.

Les formats de justificatif pris en charge sont PDF, JPG, JPEG et PNG. Les pièces jointes décoratives ou qui ne sont pas des documents peuvent être ignorées par la classification, même si elles sont jointes à l'email.

Expensent connecte les boîtes mail par l'intermédiaire de Nylas. Google, Microsoft et Yahoo utilisent l'autorisation OAuth de leur fournisseur. iCloud et certains comptes IMAP peuvent utiliser un mot de passe propre à l'application ou les identifiants de la boîte mail. Chaque appel de l'application vérifie également que la boîte mail appartient bien au compte Expensent authentifié.

La formule Solo permet de connecter jusqu'à 2 comptes email, la formule Pro jusqu'à 10. Une formule sur mesure peut couvrir des besoins plus importants. Votre limite actuelle est indiquée dans Settings > Subscription.

Action Center et Settings signalent la boîte mail lorsque l'autorisation du fournisseur a expiré ou n'est plus valide. Reconnectez le même compte depuis Settings > Integrations pour reprendre l'analyse, l'aperçu et l'envoi des documents de cette boîte mail.

Utilisez Change email provider sous la boîte mail dans Settings > Integrations lorsque la même adresse email a été transférée vers un autre service, par exemple de Google Workspace vers Microsoft 365. Commencez par terminer ou annuler toute analyse Find Invoices en cours et envoyer les éléments encore en attente dans Action Center. Expensent déconnecte le fournisseur actuel, puis ouvre le sélecteur afin que vous autorisiez exactement la même adresse email auprès du nouveau fournisseur. Votre destination, vos règles, l'emplacement de cette boîte mail dans votre abonnement et votre historique Expensent restent associés à la boîte mail. Si l'organisation de la boîte mail était activée, choisissez un libellé ou un dossier du nouveau fournisseur et réactivez-la après la reconnexion.

Oui. Vous pouvez dissocier une boîte mail depuis Settings > Integrations. Selon votre formule et votre période de facturation, son emplacement peut rester réservé jusqu'à la fin de la période. Vous pouvez reconnecter la même adresse pendant ce délai.

Ouvrez Settings > Accountant. La destination peut être une personne, par exemple votre comptable, ou un logiciel, par exemple l'adresse de dépôt d'une application comptable. C'est l'adresse principale à laquelle Expensent envoie les documents.

Oui. Settings > Email permet de gérer les destinataires en copie et l'adresse de réponse. Solo comprend 1 destinataire en copie. Pro en comprend jusqu'à 5 par compte email connecté.

Oui. Activez Custom reply-to email dans Settings > Email et saisissez l'adresse qui doit recevoir les réponses. Lorsque cette option est désactivée, les réponses arrivent à l'adresse principale de votre compte Expensent.

Cette fonction peut marquer les emails correctement transférés comme lus, leur appliquer un libellé ou les déplacer dans un dossier de la boîte mail d'origine. Elle est réservée aux formules Pro et sur mesure. Avec Gmail, il peut être nécessaire de reconnecter le compte pour accorder l'autorisation supplémentaire de modification de la boîte mail.

Ajoutez l'adresse de destination dans Settings > Accountant, puis envoyez les éléments depuis Ready to Forward dans Action Center. Vous pouvez ajouter une courte note, choisir les pièces jointes prises en charge lorsqu'elles sont disponibles et utiliser les destinataires en copie si votre formule le permet.

L'adresse de destination est l'adresse email qui doit recevoir votre facture ou votre justificatif. Il peut s'agir de votre comptable, d'une boîte partagée ou de l'adresse de dépôt d'une application comptable. Expensent envoie les documents à la destination principale configurée dans Settings > Accountant.

Expensent utilise actuellement une seule destination principale dans Settings > Accountant. Les formules qui incluent les destinataires en copie peuvent envoyer des copies aux adresses configurées, mais chaque règle ne peut pas choisir une destination principale différente.

Créez une règle à partir d'un email que vous avez vérifié. Les règles associent l'expéditeur exact à des mots-clés dans l'objet ou à un modèle d'objet normalisé. Elles peuvent aussi exiger une pièce jointe. Ce fonctionnement évite les règles trop larges basées uniquement sur l'expéditeur, qui risqueraient d'envoyer des confirmations, des messages commerciaux ou des emails sans rapport.

Uniquement si vous choisissez l'option qui crée la règle et envoie l'email actuel ou les emails correspondants. Create Rule Only enregistre la règle pour les prochains emails et laisse les éléments déjà présents dans Action Center à leur place. Si vous créez une règle depuis Already Sent, aucun email n'attend d'être envoyé. La règle s'applique donc uniquement aux futurs emails correspondants.

Oui. Les règles se gèrent depuis la page Rules. Vous pouvez suspendre ou supprimer une règle, puis modifier son comportement lorsque le format des emails concernés change.

Une règle de rejet s'applique aux messages qui ne doivent pas être traités comme des factures. En associant l'expéditeur et le modèle d'objet, elle évite que les mêmes faux positifs reviennent dans Action Center.

Uniquement si le réglage des factures présentes dans le corps de l'email et la règle l'autorisent. Par défaut, une règle est plus sûre lorsqu'elle exige une pièce jointe prise en charge. Activez volontairement l'envoi du contenu de l'email à partir d'un exemple que vous avez vérifié.

La règle peut être suspendue, l'objet peut ne pas correspondre, la règle peut exiger une pièce jointe, la limite mensuelle peut être atteinte, l'adresse de destination peut manquer ou la boîte mail peut devoir être reconnectée.

Consultez la page Intégrations pour une configuration propre à chaque destination et la page Guides pour des explications plus détaillées. Ces pages présentent les différences entre les outils. Expensent envoie toujours les documents à l'adresse que vous avez configurée.

Laissez-les dans Download Required, ouvrez vous-même la page de facturation du fournisseur, téléchargez la facture puis importez le fichier PDF, JPG ou PNG dans Action Center. Expensent peut envoyer le justificatif importé avec une note facultative.

Oui. Importez un fichier PDF, JPG, JPEG ou PNG pris en charge depuis le tableau de bord ou depuis Download Required dans Action Center. Sur un téléphone, vous pouvez également numériser un justificatif papier avec l'appareil photo. Lorsque c'est possible, Expensent analyse les fichiers importés pour en extraire des informations utiles comme le montant et le fournisseur.

Oui. Le scanner mobile permet de photographier plusieurs pages, de les vérifier et de les réorganiser, puis de les réunir dans un seul PDF avant la vérification finale et l'envoi. Vous pouvez également ajouter une note avant l'envoi.

Oui. Lorsque vous envoyez un élément d'Action Center ou un fichier importé, vous pouvez ajouter une courte note. Elle accompagne le message envoyé afin de donner le contexte au destinataire.

Les rappels concernent les factures qui n'arrivent pas de manière fiable sous forme de pièce jointe exploitable, notamment les factures disponibles uniquement sur un portail. Vous pouvez créer un rappel ponctuel ou récurrent avec le nom du fournisseur, la page de facturation, la date d'échéance et vos notes.

Oui. Un rappel peut être hebdomadaire, mensuel, trimestriel ou annuel. Les rappels récurrents vous aident à ne pas oublier les portails fournisseurs qui exigent un téléchargement manuel avant l'envoi.

Oui. Selon ce que vous devez faire ensuite, vous pouvez suspendre, reprendre, reporter, modifier ou fermer un rappel depuis l'onglet Reminders.

Non. Les formules sont mensuelles, sauf si la page de paiement indique une autre périodicité. Les formules en libre-service ne comportent pas d'engagement à long terme.

Oui. Dans l'application en anglais, ouvrez Settings > Danger Zone > Stop Subscription pour accéder à la procédure de résiliation Stripe. L'arrêt du renouvellement conserve votre compte, vos réglages, votre historique et vos intégrations jusqu'à la fin de la période de facturation en cours.

Avant de poursuivre la résiliation, Expensent affiche les options disponibles pour votre compte. Elles peuvent inclure le passage à une formule moins chère à la fin de la période de facturation, une demande d'aide personnalisée à la configuration ou, si vous y êtes éligible, une offre de 50 % de réduction sur les deux prochaines mensualités. Vous pouvez ignorer ces options et continuer vers Stripe pour arrêter le renouvellement.

Si vous avez souscrit un abonnement mais n'avez pas encore connecté de compte email, les réglages de l'abonnement proposent l'option Cancel Now & Get Full Refund. Dans les autres cas, contactez l'assistance. Nous examinerons votre demande.

Ouvrez Settings > Subscription. Vous pouvez changer de formule, accéder à la gestion de la facturation Stripe, consulter vos remises et crédits, ainsi que l'historique des factures lorsque Stripe en fournit.

L'utilisation correspond au nombre d'emails transférés pendant la période de facturation en cours. Solo comprend 100 factures envoyées par mois. Pro comprend un nombre illimité d'envois. Une formule sur mesure peut couvrir des besoins plus importants.

Les utilisateurs abonnés obtiennent un code de parrainage dans Settings > Subscription. Lorsqu'une personne s'inscrit avec votre code et reste abonnée jusqu'à l'étape de conversion requise, Expensent applique un crédit équivalent à un mois sur votre solde client Stripe. Ce crédit est utilisé sur une prochaine facture.

Le paiement et la facturation sont gérés par Stripe. Stripe accepte les principales cartes et peut proposer des moyens de paiement locaux selon le pays, la devise et la configuration disponible.

Non. Expensent commence par les métadonnées de la boîte mail et ne récupère ou n'analyse le corps et les pièces jointes que pour les emails susceptibles de contenir une facture ou un justificatif, ou lorsque vous effectuez une action comme afficher l'aperçu ou envoyer un message.

Expensent ne demande et n'enregistre pas votre mot de passe Google, Microsoft ou Yahoo. Ces fournisseurs utilisent OAuth. iCloud et certains comptes IMAP peuvent nécessiter un mot de passe propre à l'application ou des identifiants de boîte mail gérés par l'intermédiaire de Nylas.

La connexion de base nécessite un accès en lecture pour trouver les factures candidates et un accès d'envoi pour transférer les documents lorsque vous les validez ou qu'une règle s'applique. L'organisation de la boîte mail nécessite une autorisation supplémentaire de modification afin de marquer les messages comme lus ou d'appliquer des libellés et dossiers après leur envoi.

Non. Expensent ne vend pas les données des utilisateurs et n'utilise pas les données de la boîte mail à des fins publicitaires. La Politique de confidentialité décrit les prestataires impliqués dans l'authentification, l'accès aux emails, la facturation, l'analyse, les emails transactionnels et la classification par IA.

Non. Les données de la boîte mail servent à classer et traiter vos factures et justificatifs, pas à entraîner des modèles d'IA génériques. Consultez la Politique de confidentialité pour connaître nos engagements d'usage limité et les prestataires concernés.

L'accès humain est limité à des situations précises, notamment une demande d'assistance explicite, une enquête de sécurité ou un contrôle opérationnel. La détection courante des factures est automatisée.

Oui. Ouvrez Settings > Danger Zone > Delete Account. La suppression vous déconnecte immédiatement, dissocie les intégrations et arrête les analyses actives. La récupération du compte reste possible jusqu'à la fin de la période de facturation en cours. La Politique de confidentialité explique les délais de conservation et d'anonymisation.

Les causes les plus courantes sont l'absence d'adresse de destination, l'absence de pièce jointe prise en charge ou de justificatif complet dans le corps de l'email, une boîte mail déconnectée, une autorisation manquante, des pièces jointes sélectionnées qui ne sont plus disponibles ou une limite mensuelle atteinte.

Vérifiez d'abord l'adresse de destination dans Settings > Accountant, puis la boîte de réception ou la file de traitement de l'application comptable. Certains outils traitent les documents de manière différée ou refusent les formats non pris en charge. Expensent peut confirmer l'envoi de l'email, mais l'application destinataire gère l'import et la reconnaissance du document après sa réception.

Certaines procédures de connexion Google peuvent afficher un avertissement supplémentaire. Lisez attentivement les autorisations demandées et poursuivez uniquement si vous connectez bien le compte Expensent prévu. Contactez l'assistance en cas de doute.

Oui. Sélectionnez Skip tour pendant la visite guidée si vous préférez explorer par vous-même. Pour la relancer plus tard, ouvrez Settings > Support puis sélectionnez Replay Guide. Le guide présente Find Invoices et Action Center sans envoyer de document à votre place.

Ouvrez Settings > Support pour utiliser le chat lorsqu'il est disponible ou envoyer un email depuis la même section. Vous pouvez aussi utiliser la page publique Contact. Indiquez votre fournisseur de messagerie, l'onglet d'Action Center concerné, ainsi que le fournisseur ou l'objet de l'email que vous examinez.

Indiquez le fournisseur de la boîte mail connectée, le type de destination, le nom du fournisseur, l'objet de l'email, l'onglet d'Action Center, la date approximative et précisez si le problème s'est produit pendant l'analyse, l'aperçu, l'envoi manuel, l'envoi automatique, l'import ou la facturation.