Transfert automatique de reçus vers QuickBooks

Envoyez automatiquement vos reçus vers QuickBooks Online

Par ilios Galil · Fondateur, Expensent

Publié le 1 décembre 2024 · Mis à jour le 5 août 2026

Dernière vérification : 5 août 2026

QuickBooks Online permet à chaque entreprise de créer une adresse e-mail personnalisée pour recevoir des reçus et des factures fournisseurs. La documentation actuelle d'Intuit indique que cette adresse se termine par @assist.intuit.com. Si QuickBooks affiche encore une adresse qbodocs ou une autre destination gérée par Intuit pour votre entreprise, utilisez exactement cette adresse. Après réception d'un document pris en charge, QuickBooks extrait notamment le fournisseur, la date, le montant et les quatre derniers chiffres de la carte, puis place le document dans la file Reçus pour vérification. Expensent intervient en amont : il retrouve les e-mails utiles dans votre boîte de réception et vous évite de les transférer un par un. La documentation actuelle d'Intuit en français confirme ce fonctionnement.

Cette page porte sur le passage de la boîte mail à QuickBooks : quelle destination utiliser, ce que QuickBooks fait après réception et comment Expensent ajoute une étape de contrôle avant l'envoi.

Le problème du transfert manuel

Le transfert par e-mail de QuickBooks fonctionne lorsque vous pensez à l'utiliser. Dans la pratique :

•Vous recevez de nombreux e-mails de factures et de reçus chaque mois.
•Chaque message doit être transféré à l'adresse propre à votre entreprise QuickBooks.
•Les justificatifs s'accumulent dans votre boîte mail pendant que vous gérez votre activité.
•Au moment de la clôture ou de la déclaration fiscale, vous devez rechercher les dépenses manquantes.

La solution : Expensent

Expensent se connecte aux boîtes mail dans lesquelles arrivent vos factures et classe les documents probables selon la prochaine action : prêts à envoyer, fichier à télécharger depuis un portail, vérification requise ou faux positif. Vous envoyez les bons documents vers QuickBooks en un clic. Lorsqu'un modèle revient régulièrement, créez une règle depuis l'e-mail réel au lieu de maintenir des filtres Gmail à la main.

Détection souple : La détection fonctionne avec de nombreux fournisseurs sans dépendre d'une liste fixe d'expéditeurs. Les cas ambigus restent dans la file de vérification.
Traitement par statut : Travaillez selon la prochaine action : document prêt à envoyer, fichier à récupérer depuis un portail, vérification requise ou faux positif.
Rattrapage des anciens reçus : Retrouvez les factures déjà présentes dans votre boîte mail, envoyez-les maintenant ou transformez leur modèle en règle pour la suite.
Vous gardez le contrôle : Envoyez un justificatif sélectionné en un clic. Créez ensuite une règle en un clic pour que le prochain document correspondant soit traité lorsqu'elle se déclenche.
Reçus papier inclus : Utilisez le scanner intégré sur votre téléphone pour numériser un reçu papier et l'envoyer vers QuickBooks avec vos factures reçues par e-mail.
Règles créées depuis l'e-mail réel : Créez une règle à partir d'une facture déjà reçue, sans rédiger manuellement des filtres d'expéditeur et d'objet.

Le transfert de reçus vers QuickBooks

QuickBooks Online fournit une adresse de transfert propre à chaque entreprise. La documentation actuelle d'Intuit indique que cette adresse se termine par @assist.intuit.com. Si votre entreprise affiche une ancienne adresse, par exemple votreentreprise@qbodocs.com, conservez exactement la destination affichée dans les réglages de cette entreprise. Lorsque vous envoyez un fichier pris en charge à cette adresse :

•QuickBooks accepte les pièces jointes PDF, JPEG, JPG, GIF et PNG.
•Chaque image ou fichier doit contenir un seul reçu ou une seule facture fournisseur afin de faciliter une extraction correcte.
•La taille de la pièce jointe doit être comprise entre 46 Ko et 20 Mo.

Pour trouver votre adresse : Dans QuickBooks Online, ouvrez Toutes les applications, Comptabilité, puis Reçus et choisissez Transférer depuis un e-mail. Consultez aussi le guide Intuit Envoyer des reçus et des factures à payer par e-mail.

Configurer le transfert vers QuickBooks

Connectez votre boîte mail à Expensent

Reliez les boîtes mail dans lesquelles arrivent vos factures avec une méthode de connexion prise en charge par Expensent.

Renseignez votre adresse de transfert QuickBooks

Copiez l'adresse affichée par QuickBooks pour cette entreprise et collez-la dans Expensent.

Vérifiez, envoyez ou créez une règle

Consultez les factures repérées et leur prochaine action. Envoyez un document maintenant ou créez une règle depuis cet e-mail afin que les prochains documents correspondants soient transmis à QuickBooks.

Pour consulter le guide complet, avec les méthodes d'envoi et le dépannage, ouvrez notre guide complet pour envoyer des reçus à QuickBooks par e-mail.

Moins de transferts manuels

Réduisez le temps consacré à l'envoi des reçus chaque mois.

Règles approuvées

Une fois la règle créée, vous n'avez plus à transférer séparément chaque e-mail du même modèle.

Dossiers plus complets

Réduisez la recherche de justificatifs manquants au moment de la clôture ou de la déclaration fiscale.

Questions sur le transfert de reçus vers QuickBooks

Comment transférer automatiquement des reçus vers QuickBooks ?

Connectez votre boîte mail à Expensent et indiquez comme destination l'adresse de transfert QuickBooks de cette entreprise. Expensent repère les e-mails de factures, affiche la prochaine action, vous permet d'envoyer le bon document et de créer une règle depuis cet e-mail pour les prochains documents du même modèle.

Quelle est mon adresse e-mail de transfert QuickBooks ?

QuickBooks Online fournit une adresse propre à chaque entreprise. La documentation actuelle d'Intuit indique que les adresses personnalisées se terminent par @assist.intuit.com. Dans QuickBooks Online, ouvrez Toutes les applications, Comptabilité, Reçus, puis Transférer depuis un e-mail. Si QuickBooks affiche une adresse qbodocs ou une autre destination gérée par Intuit pour votre entreprise, utilisez exactement l'adresse indiquée dans votre compte.

QuickBooks analyse-t-il les reçus transférés ?

QuickBooks extrait le fournisseur, la date, le montant et les quatre derniers chiffres de la carte à partir des images de reçus et de factures prises en charge, puis place le document dans Reçus pour vérification. Vous contrôlez les champs extraits avant de rapprocher le document avec une opération existante ou de créer une nouvelle dépense.

Puis-je transférer d'anciens reçus vers QuickBooks ?

QuickBooks ne retourne pas dans votre boîte mail pour y récupérer les anciens reçus. Expensent peut retrouver les e-mails de factures déjà présents afin que vous puissiez les envoyer maintenant ou transformer leur modèle en règle pour l'avenir.