Comment envoyer des justificatifs à Hubdoc par e-mail

Ouvrez l'organisation Hubdoc qui doit recevoir le document. Son adresse unique apparaît dans Organization Settings et dans la fenêtre Upload Document. Copiez-la en entier, y compris le domaine @app.hubdoc.com.

Hubdoc recommande de modifier l'adresse créée par défaut lors de la configuration initiale. Si elle change plus tard, l'ancienne destination ne doit plus rester dans les contacts, les fournisseurs ou les règles d'acheminement.

Pour une équipe qui gère plusieurs sociétés ou clients, notez le nom de l'organisation à côté de chaque adresse. Un document valide envoyé à la mauvaise organisation devra tout de même être corrigé.

Chaque pièce jointe devient un document Hubdoc distinct. Un e-mail contenant une facture, des conditions commerciales et un doublon peut donc créer trois documents. Retirez les fichiers inutiles avant l'envoi.

Le corps de l'e-mail ne devient pas un document par défaut. Un réglage de l'organisation peut demander à Hubdoc de convertir les pièces jointes et le corps du message. Cette option convient aux reçus présents uniquement dans le texte, mais peut aussi produire un document superflu lorsque le corps répète la facture jointe.

Un lien de portail ne remplace pas une pièce jointe. Téléchargez d'abord le vrai reçu ou la vraie facture, puis envoyez ou chargez ce fichier dans Hubdoc.

Utilisez un document simple et identifiable pour ce contrôle.

Ajoutez #split dans l'objet lorsqu'un PDF contient plusieurs justificatifs indépendants, un par page. Hubdoc crée alors un document distinct pour chaque page. Ne séparez pas une facture de plusieurs pages qui doit rester une seule pièce.

Pour associer une note aux documents envoyés, placez le texte entre #note et #note dans le corps du message. Gardez la note courte et vérifiez son résultat lors du premier essai.

Hubdoc indique actuellement une limite de 35 Mo par document et de 1 000 documents par organisation sur 24 heures. Ces limites protègent l'import, mais un flux quotidien normal doit surtout éviter les doublons et les pièces non comptables.

L'arrivée du document ne prouve pas sa publication. Hubdoc doit encore extraire les données, placer la pièce en revue selon les réglages, puis appliquer le parcours prévu pour Xero, QuickBooks Online, BILL ou le stockage cloud.

Processing désigne un document en cours d'extraction. Review demande un contrôle. Failed peut signaler un échec d'extraction ou de publication. Ouvrez le document avant de le renvoyer afin de corriger la bonne étape.

Les images floues, froissées ou délavées, ainsi que les pièces sans date, montant ou fournisseur, peuvent empêcher une extraction correcte. Préférez le PDF d'origine ou une image nette.

Expensent recherche les reçus et factures dans les e-mails actuels et historiques. Vous confirmez les documents et l'organisation Hubdoc, puis une règle approuvée peut traiter les futurs messages qui partagent le même motif d'expéditeur et d'objet.

Hubdoc conserve son rôle après la livraison : création du document, extraction, contrôle, stockage et publication. Les messages contenant seulement un lien, plusieurs pièces ambiguës ou une organisation incertaine restent des exceptions visibles.