Comment envoyer des justificatifs à FreshBooks par e-mail

FreshBooks génère une adresse propre au compte lorsque Send by Email est disponible. Ouvrez Expenses, Uploads, Upload Documents, puis Send by Email et copiez la destination affichée.

Ne construisez pas l'adresse à partir d'un exemple et ne réutilisez pas celle d'une autre entreprise FreshBooks. En présence de plusieurs organisations ou utilisateurs, notez clairement le compte auquel chaque adresse appartient.

Les documents remis à cette adresse sont numérisés puis placés dans Uploads. Ils ne deviennent pas automatiquement une dépense ou une facture définitive.

FreshBooks indique actuellement que la numérisation des justificatifs est disponible pour les essais et les formules Plus, Premium et Select au Canada, aux États-Unis et au Royaume-Uni. Le pays correct doit être sélectionné dans Basic Information.

Les formules, pays et déploiements peuvent évoluer. Utilisez l'option visible dans le compte destinataire comme preuve opérationnelle avant de créer une règle d'acheminement.

La capture automatique des lignes multiples d'une facture est documentée comme une fonction Select. Quel que soit le niveau d'extraction, relisez les champs avant de créer la dépense ou la facture.

FreshBooks accepte JPEG, PNG et PDF dans le parcours de numérisation documenté. Le fichier peut être intégré au corps du message ou ajouté en pièce jointe, mais un lien vers un portail externe ne suffit pas.

Un e-mail ne doit contenir qu'un seul document avec une seule image de reçu. Séparez les fichiers multiples et retirez les images de signature, logos ou icônes susceptibles d'être pris pour le document principal.

Pour une notification de portail, téléchargez d'abord le vrai reçu ou la vraie facture, puis créez un message propre contenant uniquement cette pièce.

Testez le parcours avec un document identifiable avant d'activer une règle récurrente.

FreshBooks compare le document numérisé aux dépenses et factures dont le montant, la devise et la date sont proches. Si une correspondance est proposée, choisissez la bonne fiche avant de joindre la pièce.

Sans correspondance, utilisez Create New et choisissez Expense ou Bill selon le paiement. Une dépense correspond à un achat déjà payé, tandis qu'une facture représente un montant dû au fournisseur lorsque le parcours de comptes fournisseurs est disponible.

Vérifiez le commerçant, la date, le montant, la catégorie, les taxes et le contexte client ou fournisseur. L'extraction réduit la saisie, mais ne remplace pas la validation comptable.

Expensent retrouve les reçus et factures dans les e-mails actuels et historiques. Après confirmation du document et de l'adresse FreshBooks, une règle créée depuis cet exemple peut traiter les futurs messages qui partagent le même motif d'expéditeur et d'objet.

FreshBooks conserve la numérisation, la revue dans Uploads, la création des dépenses et factures, les pièces jointes et les décisions comptables. Les messages comportant plusieurs documents ou seulement un lien restent des exceptions à préparer.