Justificatif FreshBooks absent : diagnostic par étape

FreshBooks propose plusieurs parcours de justificatif. Send by Email, le chargement web et le scan mobile alimentent Uploads pour une revue ultérieure. La pièce jointe manuelle place le fichier directement sur une dépense ou une facture existante.

Après la revue dans Uploads, le document peut être attaché à une correspondance ou servir à créer une nouvelle fiche. Il quitte alors Uploads et apparaît avec la dépense ou la facture.

Avant de parler de document manquant, notez la méthode utilisée et l'état attendu : en cours de numérisation, en attente dans Uploads, attaché à une fiche ou déjà transformé en dépense ou facture.

L'adresse Send by Email est propre au compte. Recopiez-la depuis Expenses, Uploads, Upload Documents, puis Send by Email. Un ancien contact, une faute ou une adresse prise dans une autre organisation peut envoyer la pièce hors du parcours consulté.

FreshBooks documente actuellement la numérisation pour les essais et les formules Plus, Premium et Select au Canada, aux États-Unis et au Royaume-Uni. Le pays doit être correctement défini dans Basic Information. Si l'option n'apparaît pas, vérifiez le compte, la formule et la région.

Pour un test, utilisez un seul PDF, JPEG ou PNG lisible depuis une boîte identifiable. Attendez ensuite la fenêtre de traitement documentée avant de modifier plusieurs paramètres à la fois.

FreshBooks demande un seul document avec une seule image de reçu et ne prend pas en charge plusieurs pièces jointes. Un e-mail de fournisseur peut pourtant contenir plusieurs PDF, un logo, des icônes sociales et une bannière de signature.

Séparez les justificatifs, retirez la signature illustrée et renvoyez uniquement le fichier voulu. Si un PDF regroupe plusieurs reçus indépendants, divisez-le avant l'envoi.

Un filtre Gmail ou Outlook général transfère le message complet. Il ne choisit pas la bonne pièce et ne supprime pas les images concurrentes, ce qui peut produire une numérisation inattendue.

Pour Send by Email, FreshBooks accepte un JPEG, PNG ou PDF intégré au corps du message ou joint à celui-ci. Un bouton menant à un portail ou à un téléchargement externe ne remet pas le document à FreshBooks.

Téléchargez le vrai reçu ou la vraie facture, vérifiez sa lisibilité, puis créez un message contenant uniquement ce document. Cette étape est fréquente pour les voyages, places de marché, services publics et abonnements.

Pour une pièce jointe manuelle à une dépense ou une facture, FreshBooks cite comme causes d'échec un fichier supérieur à 2 Mo, un problème de navigateur, une erreur temporaire ou un fichier corrompu ou non standard. Cette indication ne doit pas être généralisée à tous les canaux.

FreshBooks annonce de 30 minutes à plusieurs heures pour la numérisation des fichiers chargés sur le web ou envoyés par e-mail. Le délai dépend notamment du type d'image et du volume de fichiers.

Regardez dans Uploads avant de renvoyer la pièce. Un second envoi pendant le traitement peut créer un doublon et rendre la revue plus difficile.

Si le document a déjà été revu, cherchez dans la liste des dépenses et des factures. FreshBooks retire le document d'Uploads lorsqu'il sert à créer ou compléter une fiche.

Un document dans Uploads n'est pas encore une écriture terminée. Lors de la revue, FreshBooks peut proposer une dépense ou une facture existante dont le montant, la devise et la date sont proches, ou permettre de créer une nouvelle fiche.

Choisissez Expense pour un achat déjà payé et Bill pour un montant dû au fournisseur lorsque le parcours de comptes fournisseurs est disponible. Si la mauvaise fiche a été choisie, ouvrez-la pour retrouver la pièce et corriger le classement.

Sur mobile, le scan d'un reçu peut alimenter la revue des dépenses. Pour les parcours qui demandent une facture fournisseur, terminez la création et la validation sur la surface FreshBooks prévue par le compte.

Expensent peut retrouver le message source dans les e-mails actuels et historiques. Après confirmation du document et de la bonne destination, une règle peut traiter les futurs motifs récurrents d'expéditeur et d'objet.

Si le problème persiste, notez l'adresse FreshBooks, l'expéditeur, l'heure, l'objet, le format, le nombre de pièces, la présence d'images intégrées et la zone consultée. Ces éléments permettent de distinguer destination, contenu du message, traitement et classement.