Envoyer des justificatifs à Rydoo par e-mail

Rydoo documente receipts@rydoo.com pour les dépenses de production et sandbox-receipts@rydoo.com pour le sandbox. Utilisez la production pour les dépenses réelles et réservez l'adresse sandbox aux tests effectués dans cet environnement.

L'article officiel ne garantit pas que le sandbox reproduit chaque comportement de production. Confirmez l'accès, le compte et le résultat attendu avec l'administrateur avant d'en tirer une conclusion sur le parcours réel.

Pour un premier test, copiez directement l'adresse, utilisez un objet clair et conservez l'e-mail envoyé comme preuve.

Le message doit partir de l'adresse associée au compte Rydoo. Si les justificatifs arrivent dans une boîte personnelle secondaire, un alias ou une boîte finance, ajoutez cette adresse dans Personal settings, section expense settings.

Rydoo parle d'adresse secondaire, pas d'une autorisation générale pour toutes les boîtes partagées. L'adresse From réelle doit appartenir au profil destiné à recevoir la dépense.

Testez d'abord depuis l'adresse principale, puis depuis l'adresse secondaire. Cette comparaison isole un problème d'attribution avant d'examiner l'OCR.

Le résultat attendu dépend du contenu exact de l'e-mail.

Avec une pièce jointe JPEG, PDF ou PNG, Rydoo utilise ce fichier comme justificatif. Avec plusieurs pièces jointes, il crée une dépense séparée pour chaque fichier.

Sans pièce jointe, Rydoo convertit le corps du message en justificatif. Un reçu détaillé dans le corps peut donc fonctionner, mais un bouton menant à un portail ne donne pas à Rydoo le document protégé par ce portail.

Avant d'automatiser, vérifiez que les images de signature, les conditions générales et les fichiers annexes ne deviennent pas des dépenses indésirables.

Rydoo utilise Processing pendant la lecture du montant, du commerçant, de la devise et de la date. Une dépense peut ensuite demander une vérification ou rester incomplète.

Le rapprochement avec une opération de carte est une étape séparée. Rydoo cherche une correspondance lorsque le flux de carte existe, mais des différences de montant, une opération de plus de deux mois ou un mauvais moyen de paiement peuvent empêcher le rapprochement automatique.

Ne renvoyez pas le justificatif uniquement parce que le rapprochement manque. Vérifiez d'abord que la dépense existe, puis examinez le flux de carte et les champs dans Rydoo.

Expensent retrouve les justificatifs dans les e-mails actuels et historiques et les achemine depuis une boîte reconnue vers la destination Rydoo configurée.

Créez une règle depuis un exemple réussi dont l'expéditeur, l'objet, le nombre de pièces et le résultat Rydoo ont été contrôlés.

Rydoo poursuit avec la création de la dépense, l'OCR, les contrôles, le rapprochement de carte, les approbations et les remboursements.