Comment envoyer des justificatifs à Expensify par e-mail

Expensify associe le message au compte grâce à l'adresse d'expédition. Utilisez l'adresse principale ou une méthode de contact secondaire déjà vérifiée. Un alias, une boîte déléguée ou un service de transfert peut modifier cette attribution.

Pour ajouter une adresse, utilisez le site Expensify : Settings, Account, Profile, Contact Methods, puis terminez la vérification reçue dans cette boîte. Expensify précise que cette opération ne se fait pas dans l'application mobile.

Si vous envoyez depuis une adresse professionnelle et une adresse personnelle, ajoutez les deux au même compte avant d'automatiser le parcours.

Le PDF original du fournisseur ou une photo nette constitue généralement la meilleure source. Évitez les captures recadrées, les longues chaînes transférées et les signatures qui ajoutent plusieurs images sans rapport avec la dépense.

Expensify accepte actuellement JPG, PNG, GIF, PDF, TIFF, HTML, RTF, DOCX et XML par e-mail. Chaque fichier est limité à 24 Mo, le message complet à 25 Mo et une image doit mesurer au moins 160 x 160 pixels.

Plusieurs reçus peuvent être joints à un message. Pour le premier essai, envoyez néanmoins une seule pièce claire afin de savoir exactement quel document doit apparaître.

Validez le parcours complet avant de créer une règle récurrente.

SmartScan lit le justificatif et crée une dépense. Selon le compte et l'espace de travail, Expensify peut aussi appliquer des règles, proposer des champs ou rapprocher la pièce d'une transaction de carte.

L'arrivée automatique ne dispense pas du contrôle. Une lecture incorrecte du total, de la devise ou de la date doit être corrigée sur la dépense concernée.

Les comptes personnels disposent actuellement de SmartScans illimités et peuvent exporter leurs dépenses. Les fonctions d'espace de travail, comme les catégories, tags, intégrations, approbations et cartes, relèvent des offres payantes.

Commencez par l'expéditeur : l'adresse est-elle associée au bon compte ? Vérifiez ensuite le message et sa pièce, puis cherchez une dépense encore en cours de traitement avant de renvoyer le fichier.

Expensify signale actuellement un problème particulier avec Proofpoint Hosted Email Security. Lorsque ce service bloque le transfert, utilisez le chargement web ou mobile, puis contactez l'administrateur de messagerie ou Proofpoint pour le parcours e-mail.

Si la dépense existe mais que SmartScan reste bloqué ou produit des champs incorrects, utilisez le guide de dépannage plutôt que de recréer plusieurs dépenses.

Expensent retrouve les reçus et factures dans les e-mails actuels et historiques. Après confirmation, il les achemine vers receipts@expensify.com depuis la boîte liée.

Une règle créée depuis un vrai message peut traiter les futurs motifs récurrents d'expéditeur et d'objet. Expensify poursuit avec SmartScan, les rapports, les approbations et les remboursements.