Envoyer des justificatifs à Zoho Expense par e-mail
Copiez l'adresse propre au bon utilisateur, contrôlez toutes les pièces jointes et vérifiez si Autoscan crée la dépense.
Par ilios Galil · Fondateur, Expensent
Publié le 6 mars 2026 · Mis à jour le 3 août 2026
Dernière vérification : 5 août 2026
Ce guide vous concerne si...
Vous voulez acheminer un justificatif reçu par e-mail vers Zoho Expense.
Voir aussi : Diagnostiquer un scan absent
Configuration rapide
Chaque utilisateur possède une adresse de transfert personnalisable.
Zoho accepte les envois depuis n'importe quelle adresse, mais la destination détermine le propriétaire.
Chaque pièce jointe crée une dépense et le message doit rester sous 15 Mo.
Dans ce guide
1. Trouver l'adresse propre à l'utilisateur
Zoho Expense crée une adresse de transfert pour chaque utilisateur invité dans une organisation. Copiez-la depuis My Settings, Preferences au lieu de reprendre l'adresse d'un collègue.
Le propriétaire peut modifier la partie personnalisable avec Update. Seul l'utilisateur concerné peut effectuer ce changement.
Contrairement à certains services, Zoho indique que les reçus peuvent être envoyés depuis n'importe quelle adresse. La destination reste toutefois liée à l'utilisateur Zoho qui possédera la dépense.
2. Tester un premier e-mail
Commencez par un message simple dont le résultat est évident.
- 1Copiez la destination. Prenez-la dans le profil du bon utilisateur.
- 2Choisissez un reçu. Utilisez un fichier clair et récent.
- 3Envoyez le message. Gardez la preuve et le nom de la pièce.
- 4Ouvrez Expenses. Vérifiez la dépense ou le justificatif non associé.
- 5Contrôlez Autoscan. Relisez les champs avant le rapport.
3. Contrôler l'ensemble des pièces jointes
Zoho documente une taille maximale de 15 Mo par e-mail pour le transfert. Lorsque le message contient plusieurs pièces, chacune devient une dépense distincte.
Évitez donc les logos, conditions, confirmations et autres fichiers annexes qui ne doivent pas devenir des dépenses. Faites un test avec une seule pièce avant d'envoyer un lot.
Les formats pris en charge peuvent varier selon le canal web, mobile ou e-mail. Utilisez un JPEG, PNG ou PDF propre pour le premier test et vérifiez les exigences de votre édition.
4. Comprendre le rôle d'Autoscan
Le transfert livre le fichier à Zoho Expense. Autoscan est l'étape suivante: lorsqu'il est activé, Zoho extrait la date, le montant, le commerçant, la devise et le mode de paiement, puis crée la dépense.
Si Autoscan est désactivé, le justificatif reste non associé. Ce résultat ne signifie pas que l'e-mail a échoué; il indique que la création automatique de dépense n'est pas active.
Relisez les champs extraits et la catégorie. Le premier reçu d'un nouveau commerçant peut demander une catégorisation manuelle avant que les suivants soient catégorisés automatiquement.
5. Acheminer les reçus récurrents avec Expensent
Expensent retrouve les reçus dans les e-mails actuels et historiques et les achemine vers l'adresse Zoho Expense du bon utilisateur.
Après un résultat confirmé, créez une règle à partir du motif d'expéditeur et d'objet. Les messages avec plusieurs pièces ou une attribution incertaine restent en revue.
Zoho poursuit avec Autoscan, les dépenses, les rapports, les politiques, les approbations et les remboursements.
6. Sources vérifiées
Ces sources ont servi à vérifier le fonctionnement des produits, leur terminologie actuelle et la répartition des rôles entre leurs flux natifs et Expensent.
8. Questions fréquentes
Peut-on envoyer des justificatifs à Zoho Expense par e-mail ?
Oui. Zoho Expense crée une adresse de transfert propre à chaque utilisateur. Les messages peuvent provenir de n'importe quelle adresse e-mail.
Où trouver cette adresse ?
Ouvrez My Settings, puis Preferences. La partie personnalisable peut être modifiée avec Update, et seul son propriétaire peut la changer.
Que se passe-t-il avec plusieurs pièces jointes ?
Chaque pièce jointe devient une dépense. Zoho documente une taille maximale de 15 Mo par e-mail pour ce parcours.
Les reçus sont-ils toujours scannés automatiquement ?
Seulement si Autoscan est activé pour l'organisation. Sinon, les fichiers restent comme justificatifs non associés à une dépense.
Quels champs Autoscan extrait-il ?
Zoho documente la date, le montant, le commerçant, la devise et le mode de paiement, avec une catégorisation qui dépend aussi de l'historique du commerçant.
Expensent remplace-t-il Zoho Expense ?
Non. Expensent retrouve et achemine les justificatifs reçus par e-mail. Zoho Expense conserve Autoscan, les dépenses, les rapports, les politiques, les approbations et les remboursements.
Acheminer les justificatifs récurrents vers Zoho Expense
Retrouvez les e-mails actuels et historiques, envoyez-les au bon utilisateur et automatisez les motifs confirmés.
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