Zoho Expense: Autoscan ou transfert de justificatifs
Le transfert livre le document au bon utilisateur; Autoscan le lit après son arrivée. Comparez les canaux, les propriétaires et le résultat attendu.
Ce guide vous concerne si...
Vous devez décider entre e-mail, web, cloud, extension ou mobile et comprendre ce que fait Autoscan.
Voir aussi : Configurer le transfert par e-mail
Choisir le canal
Le transfert et Autoscan sont deux étapes, pas deux noms pour la même fonction.
Sans Autoscan, le fichier peut rester comme justificatif non associé.
Choisissez le canal selon la source du document et attribuez chaque e-mail au bon utilisateur.
Dans ce guide
1. Autoscan et transfert accomplissent deux tâches
Le transfert choisit où le document arrive. Zoho crée une adresse propre à chaque utilisateur et accepte les messages provenant de toute adresse selon l'aide US actuelle.
Autoscan agit après l'arrivée. Lorsqu'il est actif, Zoho extrait la date, le montant, le commerçant, la devise et le mode de paiement et peut créer la dépense.
Évaluez donc deux résultats: le justificatif a-t-il atteint le bon utilisateur, puis Autoscan a-t-il produit une dépense correcte?
La question utile
Avez-vous un problème de livraison, de lecture du document ou de revue de la dépense?
2. Comparer les canaux d'entrée
L'e-mail convient aux reçus déjà présents dans une boîte. Chaque pièce jointe devient une dépense et le message doit rester sous 15 Mo.
Le web et les comptes cloud conviennent aux fichiers déjà enregistrés. Le glisser-déposer, WorkDrive, Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive et Evernote sont documentés parmi les options.
Le mobile convient aux reçus papier et aux images du téléphone. Les extensions Chrome et Edge peuvent capturer une zone de page. Choisissez le canal qui conserve le meilleur document source.
3. Ce que change le réglage Autoscan
Avec Autoscan, les fichiers reçus ou importés sont lus et peuvent devenir des dépenses. Les scans en cours et échoués sont visibles dans Expenses.
Sans Autoscan, les documents apparaissent comme justificatifs non associés. Ils ne sont pas perdus, mais demandent une création ou une association manuelle.
La catégorisation automatique apprend le commerçant après une première catégorisation manuelle dans l'organisation. Relisez les champs et ne supposez pas que chaque reçu sera correctement classé.
4. Choisir selon le propriétaire et la source
Un salarié qui photographie un reçu papier utilisera généralement le mobile. Un fichier déjà téléchargé peut passer par le web ou le cloud.
Un reçu reçu par e-mail peut être transféré vers l'adresse de l'utilisateur concerné. Pour une boîte finance partagée, définissez l'attribution avant l'envoi.
Expensent aide lorsque les reçus sont dispersés dans plusieurs boîtes, doivent être retrouvés dans l'historique ou suivent des motifs récurrents à acheminer vers différents utilisateurs.
5. Sources vérifiées
Ces sources ont servi à vérifier le fonctionnement des produits, leur terminologie actuelle et la répartition des rôles entre leurs flux natifs et Expensent.
7. Questions fréquentes
Autoscan et transfert sont-ils identiques ?
Non. Le transfert livre le reçu à Zoho Expense. Autoscan lit le document et peut créer la dépense après son arrivée.
Les reçus transférés sont-ils automatiquement scannés ?
Oui si Autoscan est activé dans l'organisation. Sinon, ils restent comme justificatifs non associés.
Qui contrôle ces deux étapes ?
L'utilisateur possède son adresse de transfert; la disponibilité et le réglage d'Autoscan dépendent de l'organisation, de l'édition, de la région et de la configuration.
Le web et le mobile utilisent-ils aussi Autoscan ?
Zoho documente des imports web, cloud, glisser-déposer, extensions et mobile. Le résultat dépend du canal et du réglage Autoscan.
Quel parcours choisir pour une boîte finance partagée ?
Utilisez une attribution explicite vers l'adresse de chaque utilisateur. Une destination unique partagée ne doit pas mélanger les propriétaires des dépenses.
Expensent remplace-t-il Autoscan ?
Non. Expensent achemine les reçus; Zoho Expense les lit, crée les dépenses et gère les étapes suivantes.
Collecter les reçus avant leur traitement dans Zoho
Retrouvez les justificatifs dans les boîtes actuelles et historiques, puis acheminez-les vers la bonne destination utilisateur.
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