Comment envoyer des justificatifs à Xero par e-mail
Choisissez Xero Files, Hubdoc ou Email-to-Bills, testez un document, puis automatisez les motifs récurrents approuvés.
Par ilios Galil · Fondateur, Expensent
Publié le 28 février 2026 · Mis à jour le 3 août 2026
Dernière vérification : 5 août 2026
Ce guide vous concerne si...
Vous recevez des reçus ou factures par e-mail et devez les remettre au bon parcours Xero avec un résultat vérifiable.
Évitez les transferts manuels lorsque vous le pouvez. Expensent se connecte à Gmail, Outlook ou Google Workspace avec OAuth, repère les factures actuelles et historiques, les achemine vers votre adresse Xero et automatise les modèles récurrents d'expéditeur et d'objet.
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En bref
Il n'existe pas une adresse Xero universelle : chaque organisation affiche ses destinations propres.
Xero Files stocke, Hubdoc extrait et publie, Email-to-Bills crée une facture fournisseur brouillon.
Expensent retrouve les documents actuels et historiques et les achemine vers le parcours configuré.
Dans ce guide
- 1. Choisir le parcours Xero avant de copier une adresse
- 2. Copier les adresses propres à votre organisation
- 3. Envoyer un premier justificatif à Xero
- 4. Comprendre le traitement d'un e-mail dans Hubdoc
- 5. Automatiser les documents récurrents avec Expensent
- 6. Si le document n'apparaît pas
- 7. Sources vérifiées
- 8. À lire aussi
- 9. Questions fréquentes
1. Choisir le parcours Xero avant de copier une adresse
Le choix ne dépend pas seulement du fournisseur. Il dépend de ce qui doit exister après l'envoi. Xero Files reçoit un fichier, Hubdoc reçoit un document à extraire et publier, et Email-to-Bills reçoit une facture fournisseur qui doit devenir un brouillon.
Une erreur de destination n'est pas toujours un échec technique. Le fichier peut être arrivé correctement, mais dans une bibliothèque ou une file différente de celle que vous consultez.
2. Copier les adresses propres à votre organisation
Dans Xero Files, utilisez Organization name, Files, puis Email to Files Inbox. Dans Hubdoc, copiez l'adresse affichée dans Organization Settings ou Upload Document. Pour Email-to-Bills, utilisez l'adresse de facture affichée dans votre propre organisation Xero.
Ne construisez pas une adresse à partir d'un exemple public. Les adresses sont uniques et peuvent changer après une réinitialisation. Pour Hubdoc, un ancien contact Outlook peut aussi conserver une valeur corrompue ou dépassée : saisissez l'adresse complète lors du premier test.
Copiez depuis le compte qui recevra le document
Une adresse valide pour une autre organisation ou une ancienne boîte peut remettre le document au mauvais endroit ou ne plus fonctionner.
3. Envoyer un premier justificatif à Xero
Utilisez un seul document identifiable pour valider l'adresse et la zone d'arrivée avant de mettre en place une règle récurrente.
- 1Identifiez le type de document. Distinguez facture fournisseur, reçu à extraire et pièce à attacher.
- 2Copiez la destination. Prenez l'adresse actuelle depuis Xero Files, Hubdoc ou Email-to-Bills.
- 3Vérifiez le fichier. Le message doit contenir le vrai document, pas seulement un lien vers un portail.
- 4Envoyez un seul exemple. Utilisez un justificatif identifiable pour suivre sa réception.
- 5Contrôlez le résultat. Vérifiez la bibliothèque, les statuts Hubdoc ou la facture brouillon, puis relisez les données.
4. Comprendre le traitement d'un e-mail dans Hubdoc
Hubdoc crée un document distinct pour chaque pièce jointe. Le nom de la pièce devient le nom affiché. Par défaut, le corps du message n'est pas un document, mais l'organisation peut activer sa conversion en PDF séparé.
Pour un PDF multi-page dont chaque page doit devenir un document, Xero documente le mot-clé #split dans l'objet. N'appliquez pas ce comportement à une facture multi-page qui doit rester un document unique.
Après réception, contrôlez Processing, Review et Failed. Vérifiez les données extraites avant publication. Si le document dépasse la taille acceptée comme pièce jointe dans Xero, Hubdoc peut publier un lien plutôt que joindre le fichier à la transaction.
5. Automatiser les documents récurrents avec Expensent
Expensent retrouve les factures et justificatifs dans les e-mails actuels et historiques. Après confirmation du bon document et de la destination, une règle créée depuis cet exemple peut traiter les futurs messages qui partagent le même motif d'expéditeur et d'objet.
Les notifications de portail, les documents inhabituels et les messages sans pièce utilisable restent visibles. Xero ou Hubdoc conserve ensuite l'extraction, la publication, les approbations et le rapprochement.
- 1Connectez la boîte où arrivent réellement les documents.
- 2Configurez la destination Xero approuvée.
- 3Vérifiez le premier résultat et les données extraites.
- 4Traitez les documents historiques encore nécessaires.
- 5Créez les règles pour les seuls motifs récurrents confirmés.
6. Si le document n'apparaît pas
Revenez à l'e-mail original, à l'adresse utilisée et à la zone attendue. Dans Hubdoc, cherchez aussi dans Failed et Review. Dans Xero Files, vérifiez Inbox et Archive. Dans Email-to-Bills, cherchez le brouillon et une éventuelle alerte de doublon.
Ne renvoyez pas plusieurs fois avant ce contrôle. Conservez l'heure, l'expéditeur, la destination, l'objet et le nom du fichier pour faciliter le diagnostic.
7. Sources vérifiées
Ces sources ont servi à vérifier le fonctionnement des produits, leur terminologie actuelle et la répartition des rôles entre leurs flux natifs et Expensent.
9. Questions fréquentes
Peut-on envoyer des justificatifs directement à Xero par e-mail ?
Oui, mais il n'existe pas une adresse universelle pour tous les justificatifs. Chaque organisation dispose de ses propres adresses Xero Files, Hubdoc ou Email-to-Bills. Utilisez celle affichée dans votre compte et choisissez selon le résultat attendu.
Quelle est la différence entre Xero Files, Hubdoc et Email-to-Bills ?
Xero Files stocke et attache les fichiers. Hubdoc extrait les données et publie une transaction vers Xero après revue. Email-to-Bills crée une facture fournisseur brouillon à vérifier.
Où trouver l'adresse Xero Files ?
Dans Xero, ouvrez le nom de l'organisation, choisissez Files, puis Email to Files Inbox. Copiez l'adresse unique affichée. Si elle est réinitialisée, l'ancienne est archivée et ne reçoit plus les fichiers.
Où trouver l'adresse Hubdoc ?
Chaque organisation Hubdoc possède une adresse unique dans Organization Settings et dans le parcours Upload Document. Xero recommande de remplacer l'adresse par défaut par une adresse propre à l'organisation avant les premiers envois.
Hubdoc traite-t-il le corps du message ?
Par défaut, Hubdoc crée un document par pièce jointe et ne transforme pas le corps en document. Un réglage de l'organisation permet de créer un PDF séparé depuis le corps. Les liens de téléchargement ne sont pas récupérés comme pièces : téléchargez le fichier.
Quels formats Hubdoc accepte-t-il ?
Xero Central cite PDF, JPEG, PNG, IMG, HEIC, HEIF, HTML et texte brut pour Hubdoc. Les tableurs et archives compressées ne sont pas extraits. Les limites et le comportement de publication vers Xero doivent être vérifiés dans les documents actuels.
Un document arrivé dans Hubdoc apparaît-il immédiatement dans Xero ?
Pas nécessairement. Il peut attendre extraction, revue ou publication. Vérifiez les données et le statut de publication. Hubdoc peut publier automatiquement certains fournisseurs lorsque cette règle a été configurée et contrôlée.
Comment automatiser l'envoi de justificatifs à Xero ?
Expensent retrouve les e-mails actuels et historiques, achemine les documents retenus vers la destination Xero configurée et permet de créer des règles pour les futurs motifs récurrents d'expéditeur et d'objet.
Envoyez les documents récurrents vers Xero
Retrouvez les factures et justificatifs actuels et historiques, puis automatisez les motifs récurrents vers la destination adaptée.
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