Un justificatif n'apparaît pas dans Xero ? Suivez sa destination

Commencez par l'adresse destinataire de l'e-mail. Xero Files, Hubdoc et Email-to-Bills n'affichent pas le document au même endroit et ne produisent pas le même résultat. Une pièce présente dans Files ou Hubdoc peut sembler absente si vous cherchez seulement une nouvelle facture dans Xero.

Copiez l'adresse depuis votre organisation actuelle. Les adresses sont propres à l'organisation et peuvent devenir invalides après une réinitialisation ou une modification des paramètres.

Un document Hubdoc passe par réception, extraction, revue et publication. Ouvrez les onglets All, Processing, Review et Failed pour retrouver la pièce. Vérifiez ensuite les données, la connexion Xero et le statut de publication.

Hubdoc crée un document par pièce jointe. Par défaut, le corps de l'e-mail n'est pas créé comme document, sauf si l'organisation active ce réglage. Un lien vers un portail n'est pas récupéré automatiquement : téléchargez le fichier.

Si Outlook renvoie l'e-mail ou si le document n'arrive pas, saisissez l'adresse Hubdoc complète au lieu d'accepter un ancien contact mémorisé. Xero recommande aussi de vérifier que l'adresse par défaut de l'organisation a bien été remplacée.

Un fichier envoyé à la bibliothèque apparaît dans Files Inbox. Il peut ensuite être attaché à une facture, une dépense ou une autre transaction. Lorsqu'il est attaché depuis la boîte, Xero le déplace vers les archives.

Si l'envoi échoue, vérifiez l'adresse actuelle. Xero permet de réinitialiser l'adresse de la boîte Files, ce qui archive l'ancienne. Un message envoyé à cette ancienne destination ne rejoindra plus l'organisation.

Email-to-Bills crée une facture fournisseur brouillon. Cherchez dans la vue Bills et contrôlez les alertes de doublon. Xero compare notamment le contact, la référence et le montant pour identifier des factures potentiellement dupliquées.

Un reçu qui n'est pas une facture fournisseur peut être mieux placé dans Files ou Hubdoc. Envoyer le mauvais type de document vers Email-to-Bills crée une attente qui ne correspond pas au parcours.

Ouvrez le message source. Une notification de portail, une signature ou un logo ne constitue pas le justificatif. Téléchargez le document réel et vérifiez sa lisibilité avant de le renvoyer.

Pour Hubdoc, les formats documentés comprennent PDF, JPEG, PNG, IMG, HEIC, HEIF, HTML et texte brut. Les feuilles de calcul et archives compressées ne sont pas extraites. Les contraintes de publication vers Xero peuvent aussi modifier la façon dont le fichier est attaché.

Suivez le document dans l'ordre de son trajet et ne le renvoyez qu'après avoir contrôlé les files et statuts du parcours choisi.

Expensent retrouve les justificatifs et factures avant leur arrivée dans Xero. Les documents utilisables peuvent être acheminés vers le bon parcours, tandis que les liens de portail et exceptions restent visibles.

Après un premier résultat confirmé, une règle peut traiter les futurs motifs récurrents d'expéditeur et d'objet. Xero ou Hubdoc conserve la revue comptable en aval.