Xero Files, Hubdoc ou Email-to-Bills : que choisir ?
Comparez la destination, le traitement et la responsabilité de revue de chaque parcours avant d'envoyer ou d'automatiser.
Par ilios Galil · Fondateur, Expensent
Publié le 16 avril 2026 · Mis à jour le 3 août 2026
Dernière vérification : 5 août 2026
Ce guide vous concerne si...
Vous devez choisir la destination Xero adaptée au type de document et au résultat comptable attendu.
Voir aussi : Configurer ensuite le parcours retenu
En bref
Xero Files stocke et attache les documents.
Hubdoc extrait les données, puis publie une transaction après revue.
Email-to-Bills crée une facture fournisseur brouillon à vérifier.
Expensent retrouve et achemine les documents avant ces trois parcours.
Dans ce guide
- 1. Les trois parcours répondent à des besoins différents
- 2. Xero Files : stocker puis attacher
- 3. Hubdoc : extraire, vérifier et publier
- 4. Email-to-Bills : créer une facture fournisseur brouillon
- 5. Choisir la destination selon le résultat attendu
- 6. Placer Expensent avant la bonne destination
- 7. Sources vérifiées
- 8. À lire aussi
- 9. Questions fréquentes
1. Les trois parcours répondent à des besoins différents
Xero Files, Hubdoc et Email-to-Bills ne sont pas trois versions du même outil. Xero Files conserve et attache. Hubdoc extrait puis publie. Email-to-Bills crée une facture fournisseur brouillon. Choisir uniquement selon l'adresse la plus facile conduit souvent à chercher le résultat au mauvais endroit.
2. Xero Files : stocker puis attacher
Chaque organisation dispose d'une adresse Xero Files unique, visible dans Files puis Email to Files Inbox. Le fichier arrive dans la bibliothèque et peut ensuite être attaché à une transaction existante ou utilisé dans un parcours de capture proposé par Xero.
Ce choix convient aux contrats, justificatifs ou pièces qui doivent rester disponibles sans créer automatiquement une facture. Si vous attendez une transaction immédiatement après l'envoi, la présence du document dans Files peut être interprétée à tort comme un échec.
3. Hubdoc : extraire, vérifier et publier
Hubdoc donne à chaque organisation une adresse unique. Chaque pièce jointe devient un document distinct. Hubdoc extrait notamment le fournisseur, la date et le montant, puis un utilisateur autorisé vérifie les données et publie la transaction vers Xero.
La publication peut créer une facture, une note de crédit ou une transaction de dépense selon la configuration. Le document arrivé dans Hubdoc n'est donc pas encore forcément visible comme transaction dans Xero : il peut attendre l'extraction, la revue ou la publication.
4. Email-to-Bills : créer une facture fournisseur brouillon
Email-to-Bills convient lorsque le document est une facture fournisseur qui doit entrer directement dans Bills. Xero crée un brouillon à vérifier, ce qui évite de confondre une simple pièce d'archive avec une dette à approuver et payer.
Utilisez l'adresse affichée dans votre organisation et vérifiez le brouillon avant approbation. Xero peut signaler des doublons en comparant le contact, la référence et le montant, mais le contrôle humain reste nécessaire.
5. Choisir la destination selon le résultat attendu
Demandez ce qui doit exister après l'envoi. Si la réponse est « un fichier disponible », choisissez Files. Si vous voulez des données extraites et une transaction à publier, choisissez Hubdoc. Si vous voulez une facture fournisseur brouillon, choisissez Email-to-Bills.
- Le document doit-il créer une dette fournisseur ?
- Faut-il extraire les données avant la création d'une transaction ?
- La transaction existe-t-elle déjà et manque-t-il seulement la pièce ?
- Qui vérifie, publie, approuve et rapproche après la réception ?
6. Placer Expensent avant la bonne destination
Expensent retrouve les factures et justificatifs dans les e-mails actuels et historiques, puis achemine les documents retenus vers la destination configurée. Une règle créée depuis un exemple confirmé peut traiter les futurs motifs récurrents d'expéditeur et d'objet.
Xero Files, Hubdoc ou Email-to-Bills conserve ensuite son rôle. Expensent ferme le passage dans la boîte sans remplacer l'extraction, la publication, la revue comptable ou le rapprochement.
7. Sources vérifiées
Ces sources ont servi à vérifier le fonctionnement des produits, leur terminologie actuelle et la répartition des rôles entre leurs flux natifs et Expensent.
9. Questions fréquentes
Quelle est la différence entre Xero Files et Hubdoc ?
Xero Files sert surtout à stocker des documents et à les attacher aux transactions. Hubdoc extrait des données de factures et justificatifs, puis peut publier une transaction dans Xero avec le document d'origine.
À quoi sert Email-to-Bills dans Xero ?
Email-to-Bills reçoit une facture fournisseur à l'adresse propre à l'organisation et crée une facture brouillon à vérifier. Ce parcours convient aux factures à payer, pas à tous les reçus ou documents.
Quelle adresse Xero utiliser pour un justificatif ?
Utilisez Xero Files pour conserver ou attacher un fichier, Hubdoc pour extraire et publier, et Email-to-Bills pour créer une facture fournisseur brouillon. Copiez toujours l'adresse affichée dans votre propre organisation.
Xero Files extrait-il les données des justificatifs ?
Xero Files est d'abord une bibliothèque et un point d'attachement. Xero propose des fonctions de capture de documents depuis la bibliothèque, mais Hubdoc reste le parcours Xero dédié à l'extraction et à la publication de documents.
Expensent peut-il acheminer vers les trois destinations ?
Oui. Expensent envoie les documents vers la destination configurée : adresse Xero Files, adresse Hubdoc, Email-to-Bills ou autre destination comptable. Le choix reste lié au type de document et au processus de l'entreprise.
Acheminez chaque document vers le bon parcours Xero
Retrouvez les factures et justificatifs dans la boîte, puis envoyez-les vers Xero Files, Hubdoc ou Email-to-Bills.
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