Transfert automatique de reçus vers Xero

Acheminez vos justificatifs vers Xero avec une automatisation contrôlée

Par ilios Galil · Fondateur, Expensent

Publié le 1 décembre 2024 · Mis à jour le 5 août 2026

Dernière vérification : 5 août 2026

Ne comptez plus sur votre mémoire pour transférer les justificatifs vers Xero. Expensent repère les e-mails de factures dans votre boîte de réception et achemine les messages vérifiés ou couverts par une règle vers votre adresse @xerofiles.com ou @app.hubdoc.com afin qu'ils rejoignent votre processus de rapprochement. Vérifiez les premiers exemples, créez des règles précises depuis de vrais e-mails et réduisez les transferts manuels récurrents.

Cette page porte sur le passage de la boîte mail à Xero : quelle destination choisir, ce que Xero ou Hubdoc fait après réception et où Expensent ajoute une étape de contrôle avant l'envoi.

Le problème du transfert manuel

Les outils de capture de documents de Xero sont utiles une fois les fichiers reçus. La difficulté récurrente consiste à envoyer le bon justificatif vers la bonne destination Xero :

•Les abonnements SaaS, achats sur les places de marché et dépenses professionnelles reviennent chaque mois.
•Les factures se perdent dans la boîte de réception et sont oubliées.
•Le rapprochement de fin de mois se transforme en recherche de justificatifs.
•Votre comptable ne dispose pas de tous les documents liés aux dépenses.

Le transfert vers Xero avec Expensent

Expensent retrouve les e-mails de factures et indique la prochaine action : document prêt à envoyer, fichier à télécharger ou vérification requise. Envoyez le document en un clic vers votre adresse @xerofiles.com ou créez une règle depuis un modèle vérifié afin que les prochaines factures correspondantes rejoignent la même destination.

Détection souple : La détection assistée par IA reconnaît des modèles de factures chez de nombreux fournisseurs sans dépendre d'une liste fixe.
Traitement par statut : Les factures sont classées selon la prochaine action : prêtes à envoyer, à vérifier ou à télécharger depuis un portail fournisseur.
Rattrapage des anciens documents : Retrouvez les factures déjà présentes dans votre boîte mail.
Vous gardez le contrôle : Envoyez une facture vérifiée en un clic, puis créez une règle en un clic pour les futurs e-mails ayant le même modèle d'expéditeur et d'objet.
Reçus papier inclus : Utilisez le scanner intégré sur votre téléphone pour numériser les reçus papier et les acheminer avec les factures reçues par e-mail.
Réglages précis : Ajoutez des destinataires en copie et des notes aux règles, filtrez selon le type de pièce jointe ou ignorez les factures à 0 $ afin de contrôler les documents envoyés vers Xero.

Le transfert de justificatifs par e-mail vers Xero

Xero affiche des adresses propres à chaque organisation pour recevoir les documents. Pour Xero Files, cette adresse peut suivre un format comme xero.inbox.example@xerofiles.com. Utilisez toujours l'adresse affichée dans votre organisation Xero, et non un exemple trouvé dans un article. Vous pouvez aussi utiliser Hubdoc, l'outil de capture de documents de Xero inclus dans les abonnements professionnels Xero actuellement indiqués dans le Xero App Store, avec une adresse comme votre-organisation@app.hubdoc.com.

•Smart Document Capture peut extraire les données clés des fichiers pris en charge. Hubdoc extrait également les principales données financières après un téléversement, un e-mail, une capture mobile ou une numérisation.
•Hubdoc accepte actuellement les fichiers PDF, JPEG, PNG, IMG, HTML, HEIF, HEIC et texte brut, dans les limites publiées par Xero.
•Les fichiers peuvent être joints aux opérations pour le rapprochement.
•Xero peut proposer une correspondance entre un document et une opération, que vous devez ensuite vérifier.

Pour trouver votre adresse : Dans Xero ou Hubdoc, ouvrez l'espace de capture, la bibliothèque de fichiers, la réception des factures ou la zone de téléversement que vous souhaitez utiliser, puis copiez l'adresse affichée pour votre organisation.

Configurer le transfert automatique vers Xero

Connectez votre boîte mail à Expensent

Reliez votre boîte mail avec OAuth. Expensent ne conserve pas le mot de passe de votre messagerie.

Renseignez votre destination Xero ou Hubdoc

Repérez l'adresse @xerofiles.com ou @app.hubdoc.com dans votre compte et ajoutez-la comme destination dans Expensent.

Vérifiez et acheminez vos documents

Expensent retrouve vos factures et indique la prochaine action. Envoyez un document vers Xero en un clic ou créez une règle afin que les futurs e-mails ayant le même modèle d'expéditeur et d'objet soient acheminés vers cette destination.

Pour consulter le guide complet, avec les méthodes d'envoi et le dépannage, ouvrez notre guide complet pour envoyer des justificatifs à Xero par e-mail.

Moins de transferts manuels

Réduisez les envois récurrents vers Xero.

Acheminement contrôlé

Les règles transmettent les modèles que vous avez vérifiés.

Justificatifs plus visibles

Repérez les factures reçues par e-mail avant le rapprochement.

Questions sur le transfert de justificatifs vers Xero

Comment transférer automatiquement des reçus vers Xero ?

Connectez votre boîte mail à Expensent et choisissez comme destination l'adresse Xero ou Hubdoc affichée dans votre compte. Expensent retrouve les e-mails de factures et indique la prochaine action. Envoyez un document en un clic ou créez une règle pour les futurs e-mails ayant le même modèle vérifié d'expéditeur et d'objet.

Quelle est l'adresse e-mail de la boîte de réception Xero Files ?

Xero affiche une adresse propre à chaque organisation pour recevoir des documents. Utilisez l'adresse présente dans votre propre organisation plutôt que de copier un exemple. Pour la capture de documents dans Hubdoc, utilisez l'adresse Hubdoc unique affichée dans Hubdoc ou pendant la configuration de Hubdoc avec Xero.

Combien de temps faut-il pour configurer l'automatisation des justificatifs Xero ?

La configuration de départ comporte quelques étapes : connecter la boîte mail avec OAuth, ajouter la destination Xero ou Hubdoc affichée dans votre compte, vérifier les premiers exemples de factures et créer des règles uniquement pour les modèles auxquels vous faites confiance.

Quels types de fichiers Xero accepte-t-il par e-mail ?

Smart Document Capture extrait actuellement les données des fichiers PDF, JPG et PNG de moins de 25 Mo et comportant jusqu'à 10 pages. La bibliothèque Xero Files accepte davantage de formats, mais ils ne permettent pas tous l'extraction de données. Hubdoc accepte officiellement les formats PDF, JPEG, PNG, IMG, HTML, HEIF, HEIC et texte brut, avec une limite de 35 Mo par document et 1 000 documents envoyés par e-mail ou téléversés manuellement sur 24 heures. Vérifiez toujours les limites actuelles dans Xero ou Hubdoc avant de vous appuyer sur un nouveau processus.

Quels justificatifs Expensent repère-t-il pour Xero ?

Expensent utilise l'IA pour repérer des modèles de factures chez de nombreux fournisseurs, notamment pour les abonnements SaaS, les déplacements, les restaurants et les fournitures de bureau. Il peut transférer les pièces jointes PDF, JPG et PNG prises en charge, ainsi que les e-mails approuvés dont le corps constitue le justificatif, vers la destination Xero ou Hubdoc que vous configurez.

Mes données de messagerie sont-elles protégées lors du transfert vers Xero ?

Expensent utilise l'authentification OAuth 2.0 et ne conserve donc pas le mot de passe de votre messagerie. Vous choisissez la destination Xero ou Hubdoc, puis vous pouvez transformer les modèles de factures vérifiés en règles de transfert.