Automatiser les justificatifs Rydoo sans filtre Gmail

L'adresse From sert à attribuer le dépôt. Connectez une boîte qui correspond au compte Rydoo de l'utilisateur ou à une adresse secondaire ajoutée dans Personal settings.

Une boîte finance partagée n'est pas automatiquement autorisée pour chaque salarié. Documentez quel profil Rydoo possède l'adresse d'envoi et utilisez les mécanismes de délégation Rydoo lorsqu'une personne gère les dépenses d'une autre.

Ce contrôle évite qu'un justificatif soit absent, attribué au mauvais utilisateur ou renvoyé plusieurs fois avant même l'étape OCR.

Sans pièce jointe, Rydoo convertit le corps en justificatif. Avec une pièce JPEG, PDF ou PNG, il utilise cette pièce. Avec plusieurs pièces, il crée une dépense pour chacune.

Intégrez ce comportement à la règle. Un reçu complet dans le corps ou une pièce unique peut suivre la route confirmée. Un message mixte, un lot non voulu ou un lien de portail reste en revue.

N'appliquez pas à l'e-mail les limites documentées pour l'ajout de pièces supplémentaires à une dépense existante. Ce sont deux canaux différents.

Expensent livre le message approuvé. Rydoo crée ensuite la dépense et extrait la date, le commerçant, le montant et la devise.

Processing, To be verified et les autres états visibles appartiennent au parcours Rydoo. AI Autofill et Smart Audit peuvent aussi dépendre de la configuration du compte.

Mesurez séparément la preuve d'acheminement et la preuve de traitement. Une dépense incomplète ne signifie pas que la route a échoué.

Après l'import du reçu, Rydoo recherche une opération correspondante lorsque le flux de carte existe. Expensent ne crée pas le flux et ne décide pas du rapprochement.

Si la dépense existe sans icône de carte verte, comparez le montant, l'âge de l'opération et le moyen de paiement. Vérifiez aussi que la transaction est arrivée du fournisseur de carte.

Ne renvoyez pas automatiquement le reçu pour corriger un rapprochement. Ce geste risque de créer un doublon sans changer les données de carte.

Expensent recherche les justificatifs actuels et historiques, puis envoie les documents retenus depuis la boîte éligible vers la destination configurée.

Créez une règle en un clic depuis un message dont le résultat a été vérifié. Le motif associe l'e-mail et l'objet; les messages qui ne correspondent pas restent visibles pour revue.

Gardez le sandbox et la production dans des routes distinctes. Passez en production avec un seul envoi pilote avant d'étendre l'automatisation.

Si les salariés envoient déjà leurs justificatifs depuis des adresses reconnues et utilisent correctement la capture mobile ou web, le parcours natif peut suffire.

Expensent devient utile lorsque les documents sont dispersés dans les e-mails actuels et historiques, plusieurs boîtes doivent être couvertes ou les messages récurrents ne doivent pas dépendre de filtres personnels.

Expensent achemine le justificatif. Rydoo conserve la dépense, l'OCR, le rapprochement, les approbations, les remboursements et les exports.