Automatiser les justificatifs FreshBooks sans filtre Gmail général

FreshBooks affiche la destination sous Expenses, Uploads, Upload Documents, puis Send by Email lorsque la fonction est disponible. Copiez cette adresse depuis le compte qui doit recevoir les documents.

Dans Expensent, associez la destination au bon FreshBooks. Si plusieurs entreprises utilisent le même espace de travail ou les mêmes boîtes, nommez clairement chaque adresse et testez un document avant l'automatisation.

FreshBooks documente actuellement la numérisation pour les essais et les formules Plus, Premium et Select au Canada, aux États-Unis et au Royaume-Uni. Vérifiez la formule, le pays et l'option visible dans le compte récepteur.

Un bon candidat est un message récurrent qui contient un seul JPEG, PNG ou PDF identifiable. Le fournisseur, l'objet et la forme du message restent suffisamment stables pour être confirmés à partir d'un exemple réel.

Un lien vers un portail ne remet pas le document à FreshBooks. De même, un e-mail comportant plusieurs factures, plusieurs reçus ou des images de signature concurrentes ne respecte pas le format Send by Email documenté.

Préparez ces exceptions avant de les envoyer : téléchargez le fichier, séparez les pièces ou utilisez Uploads sur le web lorsque le document doit être contrôlé manuellement.

Un filtre de messagerie se déclenche sur ses critères et transfère généralement le message tel qu'il le reçoit. Il ne sait pas toujours choisir le bon fichier, supprimer une signature ou distinguer une dépense déjà payée d'une facture fournisseur.

Expensent part d'un e-mail que vous avez examiné. La règle conserve le motif d'expéditeur et d'objet confirmé, tandis que les documents inhabituels restent visibles pour une décision.

Ce contrôle est particulièrement important pour FreshBooks, car la stabilité du fournisseur ne garantit pas que chaque message contient un seul document prêt à être numérisé.

Expensent retrouve les reçus et factures dans les e-mails actuels et historiques. Vous pouvez traiter les pièces encore nécessaires avant de créer les règles qui prendront en charge les nouveaux messages.

Commencez par quelques fournisseurs réguliers. Confirmez pour chacun la pièce utile, le compte FreshBooks récepteur et le résultat dans Uploads. Activez ensuite une règle uniquement lorsque le motif et le format restent prévisibles.

La remise du document ne termine pas le traitement. FreshBooks peut mettre de 30 minutes à plusieurs heures à le numériser, puis le conserve dans Uploads jusqu'à son association, sa création en fiche ou sa suppression.

Le réviseur contrôle les données extraites et décide entre Expense, Bill ou une fiche existante. Les catégories, taxes, clients, fournisseurs, approbations et rapprochements restent dans FreshBooks et dans le processus comptable.

N'envoyez pas plusieurs fois un document en cours de traitement. Vérifiez d'abord Uploads et les listes de dépenses ou de factures afin d'éviter les doublons.

Les messages sans vraie pièce jointe, les lots de documents, les formats non pris en charge et les e-mails dont le compte FreshBooks est incertain doivent rester visibles. Ils demandent une préparation ou une décision avant l'acheminement.

Si un document ne se trouve pas dans Uploads après la fenêtre de traitement, contrôlez l'adresse, le contenu du message et le format. Le guide de dépannage FreshBooks suit ce diagnostic sans mélanger le problème de capture et la décision comptable.