Scanner ou envoyer un reçu à FreshBooks : quelle méthode ?
Choisissez entre le mobile, Uploads sur le web, Send by Email et la pièce jointe directe selon la source et la fiche attendue.
Ce guide vous concerne si...
Vous devez choisir comment remettre un reçu papier, un fichier enregistré ou un document reçu par e-mail à FreshBooks.
En bref
Scannez le papier, chargez un fichier enregistré et utilisez Send by Email pour un document propre reçu dans la messagerie.
Attachez directement la pièce lorsque la dépense ou la facture existe déjà.
Expensent complète les méthodes FreshBooks pour la recherche historique et l'acheminement récurrent des e-mails.
Dans ce guide
- 1. Choisir la méthode à partir de la source du document
- 2. Comparer les quatre parcours FreshBooks
- 3. Utiliser le mobile pour un reçu papier
- 4. Utiliser Uploads pour un fichier déjà enregistré
- 5. Utiliser Send by Email pour un document propre
- 6. Choisir ensuite entre dépense, facture et pièce jointe
- 7. Acheminer les documents reçus par e-mail avec Expensent
- 8. Sources vérifiées
- 9. À lire aussi
- 10. Questions fréquentes
1. Choisir la méthode à partir de la source du document
La bonne méthode dépend d'abord de l'endroit où se trouve le justificatif. Un reçu papier doit être photographié. Un fichier déjà téléchargé peut être chargé sur le web. Un document propre reçu par e-mail peut suivre Send by Email. Une pièce dont la fiche existe déjà peut être attachée directement.
Ces méthodes ne remplacent pas la décision comptable. Après la capture ou la numérisation, FreshBooks conserve la revue, l'association et le choix entre dépense et facture.
Séparez capture et classement
La méthode de capture remet le document à FreshBooks. La revue décide ensuite de la fiche à laquelle il appartient.
2. Comparer les quatre parcours FreshBooks
Utilisez ce résumé pour choisir la première action. Vérifiez toujours la disponibilité des fonctions dans le compte, car la formule, le pays et la surface utilisée peuvent modifier les options proposées.
3. Utiliser le mobile pour un reçu papier
Le scan mobile est adapté à un ticket remis en magasin, au restaurant ou en déplacement. Cadrez le document à plat, avec un bon contraste et une image nette, puis contrôlez le résultat dans FreshBooks.
FreshBooks cite comme causes d'échec une photo floue, froissée, délavée, prise de biais ou sur un fond trop clair. Reprenez la photo avant de changer de méthode si le problème vient de la qualité de l'image.
La disponibilité et la suite du parcours peuvent varier entre mobile et web, notamment pour les factures fournisseurs. Utilisez le web lorsque le compte demande une étape qui n'est pas proposée sur le téléphone.
4. Utiliser Uploads pour un fichier déjà enregistré
Si vous disposez déjà du vrai JPEG, PNG ou PDF, chargez-le dans Expenses, Uploads. FreshBooks le numérise et le conserve dans cette zone jusqu'à sa revue, sa création en dépense ou facture, son association ou sa suppression.
Le chargement web évite de recomposer un e-mail. Il convient aussi aux documents téléchargés depuis un portail et aux fichiers qui doivent être inspectés avant d'entrer dans un flux récurrent.
Lorsque la dépense ou la facture existe déjà, attachez plutôt la pièce à cette fiche. Vous évitez ainsi de créer un nouvel élément à rapprocher dans Uploads.
5. Utiliser Send by Email pour un document propre
Send by Email convient aux reçus et factures qui arrivent déjà dans la messagerie sous la forme d'un seul document compatible. Copiez l'adresse propre au compte depuis Uploads et transmettez un seul JPEG, PNG ou PDF.
Retirez les images de signature et les pièces inutiles. FreshBooks indique que plusieurs pièces jointes ne sont pas prises en charge et qu'un lien de portail externe ne remplace pas le document.
La numérisation peut prendre de 30 minutes à plusieurs heures. Le document apparaît ensuite dans Uploads, où il doit encore être vérifié et orienté.
Quand l'e-mail n'est pas la bonne méthode
Si le message contient plusieurs documents, seulement un lien ou de nombreuses images, téléchargez et préparez la bonne pièce avant de l'envoyer ou de la charger.
6. Choisir ensuite entre dépense, facture et pièce jointe
Un achat déjà payé relève normalement d'une dépense. Un montant dû au fournisseur relève d'une facture lorsque les comptes fournisseurs sont disponibles. Une fiche existante doit recevoir la pièce sans création d'un doublon.
FreshBooks peut proposer des correspondances fondées sur le montant, la devise et une date proche. Examinez la fiche proposée, puis vérifiez le commerçant, le total, les taxes, la catégorie et le contexte client ou fournisseur.
La capture par mobile, web ou e-mail ne décide pas de l'approbation, du rapprochement bancaire ou du traitement comptable. Ces étapes restent dans FreshBooks et dans le processus de l'entreprise.
7. Acheminer les documents reçus par e-mail avec Expensent
Expensent retrouve les reçus et factures dans les e-mails actuels et historiques, puis achemine les documents confirmés vers l'adresse FreshBooks configurée. Une règle peut ensuite traiter les futurs motifs récurrents d'expéditeur et d'objet.
Ce parcours complète les méthodes natives. FreshBooks conserve Uploads, la numérisation, la création des dépenses et factures, les pièces jointes et les décisions comptables.
8. Sources vérifiées
Ces sources ont servi à vérifier le fonctionnement des produits, leur terminologie actuelle et la répartition des rôles entre leurs flux natifs et Expensent.
10. Questions fréquentes
La numérisation FreshBooks et Send by Email sont-ils le même parcours ?
Ils alimentent tous deux Uploads lorsque la fonction est disponible, mais la source diffère. Le scan mobile part d'un reçu papier photographié, le chargement web part d'un fichier enregistré et Send by Email part d'un document reçu dans la messagerie.
Faut-il scanner un reçu papier ou le transmettre par e-mail ?
Scannez le papier avec le mobile. Utilisez Send by Email lorsqu'un reçu ou une facture compatible se trouve déjà dans un e-mail propre. Pour un fichier enregistré, Uploads sur le web évite une étape de messagerie inutile.
Peut-on envoyer plusieurs justificatifs à la fois ?
FreshBooks indique que Send by Email accepte un seul document contenant une seule image de reçu par e-mail et ne prend pas en charge plusieurs pièces jointes. Le chargement web peut servir lorsque vous disposez déjà de fichiers à préparer séparément.
Quand faut-il joindre directement la pièce à une fiche ?
Si la dépense ou la facture existe déjà et que vous connaissez la fiche cible, la pièce jointe directe est généralement le parcours le plus clair. Uploads est utile lorsque le document doit encore être examiné, associé ou transformé en nouvelle fiche.
Un document dans Uploads devient-il automatiquement une dépense ?
Non. FreshBooks le numérise et propose une revue. Vous pouvez l'attacher à une correspondance ou créer une dépense ou une facture, puis vérifier les champs extraits.
Où Expensent intervient-il dans ces méthodes ?
Expensent intervient avant FreshBooks pour les documents reçus par e-mail : il retrouve les reçus et factures actuels et historiques, achemine les documents retenus et automatise les motifs récurrents approuvés.
Acheminez les documents reçus par e-mail
Retrouvez les reçus et factures actuels et historiques, puis automatisez les motifs récurrents approuvés vers FreshBooks.
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