Automatiser les justificatifs envoyés à Hubdoc

Une automatisation fiable commence par l'organisation Hubdoc, pas par une règle de boîte mail. Chaque organisation possède une adresse unique qui apparaît dans Organization Settings et Upload Document. Une modification rend l'ancienne adresse inutilisable.

Désignez un administrateur pour maintenir l'adresse et les accès. Le responsable de l'acheminement doit utiliser l'adresse complète copiée depuis Hubdoc et être informé de tout changement.

Si l'équipe traite plusieurs entités, la règle doit identifier la société ou le client avant le fournisseur. Un reçu correct envoyé dans la mauvaise organisation reste une erreur de traitement.

Hubdoc crée un document distinct pour chaque pièce jointe. Un message qui contient la facture, des conditions et une copie peut donc produire plusieurs documents. Une règle doit transférer seulement les messages dont les pièces sont prévisibles et utiles.

Le corps du message suit un autre parcours. Il n'est pas transformé par défaut, mais un réglage peut le convertir en PDF séparé. Cette option préserve les reçus présents dans le texte, tout en risquant de dupliquer une facture jointe.

Ajoutez #split dans l'objet uniquement lorsqu'un PDF contient un justificatif indépendant par page. Un PDF qui représente une seule facture de plusieurs pages doit rester intact.

Un lien de portail, une pièce manquante, une organisation incertaine ou plusieurs documents ambigus ne doivent pas être acheminés comme un cas normal. Attribuez chaque exception à une personne et définissez le résultat qui termine son traitement.

Pour un portail, le responsable télécharge le vrai fichier. Pour une entité inconnue, il confirme la société avant l'envoi. Pour un doublon possible, il conserve la source et laisse le réviseur Hubdoc comparer les documents.

Les avoirs, remboursements, relevés, confirmations de commande et avis de paiement peuvent partager le même expéditeur qu'une facture. Ne les incluez pas automatiquement tant que leur objet et leur traitement ne sont pas stables.

Expensent recherche les reçus et factures dans les e-mails actuels et historiques. Vous examinez les résultats, confirmez le document et choisissez l'organisation Hubdoc qui doit le recevoir.

À partir d'un exemple confirmé, une règle peut traiter les futurs messages qui partagent le même motif d'expéditeur et d'objet. Commencez par le motif le plus précis, puis élargissez seulement après avoir observé les résultats.

Le rattrapage de l'historique et le traitement futur utilisent ainsi la même décision vérifiée, sans dépendre de filtres Gmail dispersés dans plusieurs comptes.

Une livraison réussie termine le travail d'acheminement, pas le traitement comptable. Hubdoc crée le document, extrait les données, le place en Processing ou Review et applique les règles de publication configurées.

Le réviseur Hubdoc contrôle les champs, les doublons potentiels et la destination. Les autorisations doivent correspondre à cette responsabilité; les rôles d'un autre système comptable ne remplacent pas automatiquement les droits Hubdoc.

Si le document est absent, examinez le parcours e-mail. S'il existe mais ne progresse pas, examinez Hubdoc. Cette séparation réduit les corrections inutiles et les doubles envois.

Conservez une file pour les liens de portail, les pièces absentes, les expéditeurs mixtes, les entités incertaines et les documents inhabituels. Chaque élément doit avoir un responsable et une prochaine action.

Examinez régulièrement les règles pour vérifier que les fournisseurs n'ont pas changé leur adresse, leur objet ou leur méthode de livraison. Un motif auparavant fiable peut devenir ambigu lorsque le fournisseur passe à un portail ou ajoute d'autres types de messages.