Document Hubdoc bloqué : diagnostiquer chaque étape

Commencez par déterminer si Hubdoc a créé un document. S'il n'existe nulle part, cherchez un problème d'adresse, de livraison ou de pièce jointe. S'il apparaît dans Processing, Review, Failed ou Archived, l'arrivée a eu lieu et le diagnostic se poursuit dans Hubdoc.

Ne renvoyez pas immédiatement le même fichier. Un second envoi peut créer un doublon sans corriger la cause initiale. Notez le statut, ouvrez le document et vérifiez les messages associés.

Copiez l'adresse actuelle depuis Organization Settings ou Upload Document. Contrôlez les caractères uniques et le domaine @app.hubdoc.com. Une ancienne adresse enregistrée dans un contact peut expliquer une disparition après un changement de configuration.

Examinez les retours de livraison, le dossier spam et les services intermédiaires. Hubdoc cite notamment certains contacts Outlook corrompus et des systèmes de transfert qui retirent la pièce jointe.

Testez avec un PDF clair envoyé directement depuis une boîte normale. Si ce document arrive, le problème vient probablement du message d'origine, du fournisseur, de la règle ou de la pièce jointe.

Hubdoc accepte actuellement PDF, JPEG, PNG, IMG, HEIC, HEIF, HTML et texte brut pour les imports web et e-mail, avec une limite de 35 Mo par document. Il ne décompresse pas les archives et n'extrait pas les feuilles de calcul.

Un message de portail contient souvent un lien, pas le document. Hubdoc ne peut pas ouvrir automatiquement le fichier derrière ce lien. Téléchargez la pièce, puis envoyez ou chargez le fichier réel.

Si plusieurs pièces sont jointes, chacune devient un document. Vérifiez que la pièce attendue figurait réellement dans le message transféré.

Une pièce lisible doit montrer au minimum le fournisseur, la date et le montant. Une image floue, froissée, délavée ou recadrée peut empêcher Hubdoc de reconnaître ces éléments.

Évitez de photographier plusieurs reçus correspondant à des transactions différentes dans une seule image. Utilisez un fichier par pièce ou par transaction, puis chargez à nouveau une version nette si la première a échoué.

Si l'extraction est désactivée dans l'organisation, le parcours de statut diffère et les données peuvent devoir être saisies manuellement. Vérifiez ce réglage avant de conclure à une panne.

Processing regroupe les documents dont les données sont en cours d'extraction. Review regroupe ceux dont l'extraction est terminée ou qui demandent une intervention. Failed couvre les échecs d'extraction et de publication. Archived peut contenir des documents publiés, archivés automatiquement ou déplacés manuellement.

Le traitement prend souvent quelques secondes, mais Hubdoc précise qu'il peut durer plusieurs heures selon le type de document et la file. Un document récent mérite donc un contrôle de statut avant une nouvelle soumission.

Hubdoc compare notamment la date, le fournisseur, le montant et le numéro de facture lorsqu'ils sont disponibles. Une correspondance peut placer le document en doublon potentiel.

Ces documents ne sont pas publiés automatiquement, même lorsqu'une règle de publication automatique est configurée pour le fournisseur. Un utilisateur doit comparer les pièces et décider laquelle conserver ou publier.

Un document correctement extrait peut encore échouer au moment de la publication. Confirmez la connexion, les autorisations, les champs obligatoires et le type de transaction attendu dans Xero, QuickBooks Online, BILL ou la destination de stockage.

Le comportement varie selon la destination. Corrigez la configuration ou les données dans le parcours concerné au lieu de modifier l'adresse d'arrivée si le document existe déjà dans Hubdoc.

Expensent peut retrouver l'e-mail source dans la boîte actuelle ou l'historique, puis acheminer le document retenu vers l'organisation Hubdoc correcte. Une règle approuvée peut ensuite traiter les futurs messages dont l'expéditeur et l'objet correspondent.

Gardez en revue les liens de portail, les pièces mixtes, les entités ambiguës et les documents inhabituels. Si un fichier compatible et net reste bloqué après les délais indiqués par Hubdoc, conservez son identifiant et son statut avant de contacter l'assistance.