Facture absente de la boîte BILL : diagnostiquer le parcours

La boîte AP sert aux factures fournisseurs. Accounts Receivable concerne les factures envoyées aux clients, tandis que Spend & Expense couvre notamment les cartes, remboursements et justificatifs. Un document envoyé dans le mauvais parcours ne peut pas apparaître dans la file AP attendue.

BILL place ensuite la capture, l'imputation, l'approbation, le paiement et la synchronisation comptable dans le flux AP. Ces étapes ne commencent correctement que si le document arrive dans le bon produit et la bonne organisation.

Pour une structure multi-entités, vérifiez si la facture doit utiliser la boîte de l'organisation parente ou un parcours propre à l'entité. Depuis la mise à jour Multi-Entity du 25 juin 2026, BILL propose une adresse et une boîte centralisées au niveau parent tout en conservant les flux d'entité lorsque nécessaire.

Copiez la destination depuis le compte BILL actif ou demandez-la à l'administrateur. Une adresse mémorisée, un contact enregistré ou une capture d'écran peut masquer une ancienne valeur.

Inspectez le destinataire réel du message envoyé. Vérifiez aussi que la facture reste une pièce jointe normale : transférer tout l'e-mail sous forme de fichier .eml ou .msg peut empêcher BILL d'accéder au document comme prévu.

Dans un environnement multi-entités, notez l'organisation ou l'entité couverte par chaque destination. Une adresse plausible n'est pas nécessairement celle du parcours que vous diagnostiquez.

Demandez au fournisseur l'adresse exacte utilisée, l'heure d'envoi et le nom de la pièce jointe. Certains continuent d'écrire à un salarié, tandis que d'autres envoient seulement une notification de portail.

Une relation dans le BILL Network ne prouve pas que le document a été envoyé à la boîte AP. Le réseau couvre des relations entre organisations et des parcours de paiement; l'arrivée de la facture doit encore être confirmée séparément.

Si le message contient seulement un lien, téléchargez la facture réelle avant de l'acheminer. Vérifiez aussi qu'il s'agit d'une facture payable, et non d'un relevé, devis, rappel ou avis de paiement.

Utilisez les limites actuelles de BILL pour le canal testé. La limite de 6 Mo documentée pour certains chargements API v3 ne doit pas être appliquée automatiquement à l'e-mail ou au chargement web.

Testez avec une facture lisible, non protégée et jointe directement. Un lien de portail, une archive remplie de fichiers sans rapport, une pièce corrompue ou une image uniquement intégrée au corps du message complique le diagnostic.

Expensent prend en charge les pièces PDF, JPG et PNG pour la classification, l'extraction et l'acheminement. Confirmez la compatibilité BILL avant d'automatiser un autre format.

Une facture peut être reçue tout en attendant la génération d'un aperçu, la reconnaissance du fournisseur, l'imputation, le choix de l'entité ou une correction. La documentation API indique que certains chargements prennent quelques minutes avant que l'aperçu soit disponible.

Comparez le document original aux champs capturés : fournisseur, numéro, dates, échéance, montant, lignes, devise, note et entité. Corrigez la facture dans BILL lorsque le document est présent au lieu de le renvoyer sans diagnostic.

Si la facture existe mais n'avance pas, examinez la politique d'approbation, les rôles et les prérequis de paiement. Il s'agit alors d'un contrôle AP en aval, pas d'un échec de boîte de réception.

Expensent retrouve les factures dans les e-mails actuels et historiques, puis achemine les documents retenus vers la destination BILL de la bonne organisation.

Une règle créée depuis un exemple confirmé automatise le motif précis d'expéditeur et d'objet. Les notifications de portail et les messages inhabituels restent visibles pour revue.

Après la livraison, BILL gère l'extraction, l'imputation, les approbations, les paiements, les fournisseurs et la synchronisation comptable.

Rassemblez l'expéditeur, le destinataire, l'heure, l'objet, les pièces jointes, les éventuels rejets, la société ou l'entité BILL, le produit et l'état visible. Cette chronologie permet d'identifier le dernier système qui a vu le document.

L'administrateur de messagerie contrôle les règles et les filtres de sécurité. L'administrateur BILL contrôle la boîte AP, les entités, les rôles, les approbations et les autorisations. BILL Support intervient lorsque la configuration et les instructions actuelles ont été vérifiées.