Envoyer des reçus à Oracle Fusion Expenses par e-mail

Oracle décrit un parcours propre à l'organisation, pas une adresse publique universelle. L'administrateur active le traitement des reçus électroniques pour l'unité, configure le transfert et planifie Create Expenses from Email Receipts. Le rôle Travel Manager peut générer l'adresse depuis Scheduled Processes ; le résultat contient l'adresse à utiliser.

Les paramètres de l'unité peuvent remplacer ceux de l'organisation. Confirmez l'adresse et les options dans le tenant qui recevra le reçu avant de créer une règle.

Transférez le message original ou envoyez une pièce jointe à l'adresse configurée. Oracle indique que l'objet n'est pas utilisé pour les détails de dépense. Placez donc le type de dépense, le projet et les autres valeurs connues dans le corps du message.

Oracle documente une préférence entre le message e-mail et le reçu principal comme pièce jointe. Les bonnes pratiques indiquent JPEG, PNG ou PDF, avec une pièce de moins de 4 Mo. Sauf activation du multi-document, envoyez un reçu par e-mail.

Quand le processus planifié s'exécute, Oracle extrait les informations et crée une dépense brouillon. Le reçu peut être rapproché d'une opération de carte si cette option et les données disponibles le permettent. Le résultat dépend du tenant, de l'unité, de l'expéditeur et du contenu du reçu.

Expenses Agent peut demander des informations manquantes par e-mail. Oracle documente jusqu'à deux échanges guidés. En cas d'erreurs persistantes ou de valeur non prise en charge, terminez la dépense dans Oracle Expenses au lieu de répondre ou renvoyer sans fin.

Le transfert e-mail convient lorsque le reçu se trouve déjà dans une boîte. Oracle propose aussi la saisie directe et, selon le tenant, Expenses Agent ainsi que les imports mobile ou navigateur. Choisissez le canal qui conserve la preuve la plus claire et le bon contexte employé.

La livraison ne remplace pas la revue Oracle. La dépense doit encore respecter politique, comptabilité, projet, carte et soumission. Un message livré prouve seulement l'arrivée au point d'entrée.

Connectez la boîte qui reçoit les reçus, confirmez l'adresse Oracle auprès de l'administrateur et vérifiez un exemple connu dans Expensent. Envoyez cet exemple puis attendez le résultat du processus planifié avant d'automatiser.

Utilisez une règle étroite quand expéditeur, objet, pièce jointe et destination représentent le même parcours. Gardez les exceptions visibles lorsqu'un fournisseur envoie plusieurs types de documents ou qu'un projet doit être ajouté.

Avant la soumission, vérifiez l'employé et l'unité, la lisibilité, le montant, la devise et l'association de carte. Corrigez l'extraction ou le rapprochement dans Oracle lorsqu'il est incomplet.

Expensent gère la découverte, le rattrapage historique, la revue et l'envoi approuvé. Oracle Fusion Expenses garde l'extraction, le brouillon, le rapprochement, la politique, l'approbation et la soumission.