Comment retrouver les factures et justificatifs dans vos e-mails

La méthode la plus rapide pour retrouver une facture dans vos e-mails

Si vous connaissez le fournisseur ou la date approximative, commencez par la recherche de votre messagerie. Associez le nom du fournisseur à des termes comme facture, reçu ou invoice, puis affinez par date et pièce jointe.

Si vous devez contrôler un mois ou un trimestre complet, traiter plusieurs fournisseurs ou répéter la même recherche avant chaque clôture, connectez la boîte à Expensent. Le service repère les e-mails financiers sur la période choisie et regroupe chaque résultat selon l'étape suivante.

Comment rechercher manuellement des factures dans Gmail ou Outlook

Effectuez plusieurs recherches ciblées au lieu de dépendre d'un seul mot-clé. Incluez les messages archivés et recommencez avec reçu, invoice ou bill lorsque facture renvoie trop peu de résultats.

Ce qu'une recherche de boîte mail peut manquer

La recherche de messagerie convient à un document que vous pouvez décrire. Elle est moins adaptée à un contrôle d'exhaustivité, car la requête doit anticiper la manière dont chaque fournisseur a rédigé et présenté son message.

• Un justificatif peut parler de paiement, renouvellement, commande, relevé ou confirmation plutôt que de facture.
• Le document peut se trouver dans le corps de l'e-mail au lieu d'être joint au format PDF.
• Une notification de portail peut sembler pertinente tout en nécessitant le téléchargement du document source.
• Une même période comptable peut être répartie entre des boîtes professionnelles, personnelles et partagées.
• Les résultats de recherche n'indiquent pas si un document a déjà été envoyé à la comptabilité ou demande encore une action.

Expensent comble précisément cet écart. Il commence par repérer les documents financiers probables, puis donne à chacun une prochaine action visible au lieu de laisser le résultat dans un nouvel onglet de recherche.

Comment Expensent retrouve les factures dans vos e-mails

Connectez la boîte dans laquelle les justificatifs arrivent déjà. Expensent vérifie les nouveaux messages après la connexion, tandis que Retrouver des factures parcourt le mois ou le trimestre historique choisi. Cette recherche peut remonter jusqu'à 10 ans, une période à la fois.

Les résultats sont organisés dans le Centre d'actions selon l'étape suivante. Les documents propres peuvent être prêts à envoyer, les notifications de portail restent visibles dans la catégorie de téléchargement et les messages incertains demandent une vérification.

Retrouver des factures parcourt la boîte et la période sélectionnées, puis place les résultats dans le Centre d'actions.

Envoyez la facture, puis traitez la prochaine

Lorsqu'un document est prêt, envoyez-le vers la destination configurée, par exemple votre comptable ou l'adresse de réception d'une plateforme comptable. Prévisualisez l'e-mail et les pièces jointes prises en charge avant leur départ depuis la boîte connectée.

Pour une facture récurrente, créez une règle à partir du message déjà approuvé. La règle conserve le modèle validé d'expéditeur et d'objet, la destination, la note, le choix des pièces jointes et le réglage de copie pour les futurs messages.

Comment Expensent analyse une boîte mail connectée

Expensent commence par l'expéditeur, l'objet, la date et le nom des pièces jointes. Seuls les messages susceptibles de contenir un document financier voient leur corps ou leurs pièces jointes prises en charge analysés plus précisément.

Le corps des e-mails et les pièces jointes sont traités pendant l'analyse, puis ne sont pas conservés et ne servent pas à entraîner des modèles d'IA. Expensent garde les informations nécessaires à la vérification, au routage et à la prévention des doublons.

Questions fréquentes