Collecte des justificatifs Expensify pour cabinets comptables

Le client doit conserver l'autorisation de sa boîte e-mail et de son espace de travail. Le cabinet définit la liste des documents attendus, la destination Expensify, la fréquence de revue et les exceptions qui exigent une intervention.

Cette séparation évite le partage de mots de passe et permet au client de révoquer une connexion sans perturber les autres dossiers du cabinet.

ExpensifyApproved! est destiné aux cabinets et consultants comptables, pas aux équipes financières internes. Expensify décrit un accompagnement partenaire, des ressources de formation, une tarification dédiée sans engagement annuel et certains avantages liés à la carte aux États-Unis.

Les conditions commerciales, réductions et disponibilités varient. Confirmez-les directement avec Expensify avant de les intégrer dans une proposition client.

Chaque espace de travail Expensify a un propriétaire unique, responsable de l'abonnement et de la facturation. Un même membre peut posséder plusieurs espaces, tandis que les administrateurs gèrent les réglages sans disposer automatiquement des droits de facturation.

Décidez si le client garde la propriété ou si le cabinet la prend dans le cadre du programme partenaire. Documentez la carte facturée, les personnes autorisées et la procédure de transfert en fin de mission.

Créez ou identifiez l'espace de travail, attribuez les rôles, confirmez les règles d'approbation et testez l'intégration comptable. Ajoutez ensuite les adresses e-mail que le client utilisera pour envoyer des justificatifs.

Le client connecte sa propre boîte à Expensent. Sur un petit échantillon, il confirme les reçus, leur compte Expensify et le résultat de SmartScan avant la création de règles récurrentes.

Expensent retrouve les reçus et factures dans les e-mails actuels et historiques du client. Les documents retenus sont acheminés vers Expensify ou vers le destinataire comptable configuré.

Les motifs fiables d'expéditeur et d'objet peuvent devenir des règles approuvées. Les liens de portail, les entités incertaines et les documents inhabituels restent dans une file visible avec un responsable.

Chaque client doit posséder son espace, ses méthodes de contact, sa connexion de boîte et ses règles. Ne réutilisez pas une destination ou un motif sans confirmer l'entité juridique concernée.

Utilisez un identifiant cohérent pour rapprocher espace de travail, dossier comptable et dossier d'archive. Le programme partenaire documente également des identifiants client pour faciliter le suivi de facturation.

Suivez les transactions sans pièce, les portails non traités, les doublons, les violations et les documents encore en attente. Le bon indicateur n'est pas le nombre d'e-mails transférés, mais le nombre de dépenses correctement documentées.

Après chaque clôture, corrigez les motifs ou la source des exceptions récurrentes. Le cabinet réduit ainsi les relances sans perdre la preuve ni le contrôle du client.