Justificatif Ramp non associé : diagnostic par étape

Un justificatif peut ne jamais atteindre le bon parcours, arriver depuis une adresse inconnue, attendre une transaction qui n'est pas encore visible, se joindre à un achat similaire ou rester non vérifié malgré une association correcte.

Parcourez la chaîne dans l'ordre : expéditeur, destination, transaction, champs d'association, fichier, puis correction manuelle. Arrêtez-vous au premier élément incohérent au lieu de renvoyer plusieurs fois la même pièce.

Ce guide traite surtout des justificatifs de transactions sur carte ou fonds Ramp. Un remboursement et une facture fournisseur ont des destinations et des contrôles différents.

Ramp associe normalement le message au titulaire à partir de son adresse de connexion ou d'une adresse supplémentaire liée à son profil. Vérifiez le champ From réel, notamment en présence d'un alias, d'une boîte partagée ou d'un envoi délégué.

Confirmez ensuite que la pièce est bien destinée à receipts@ramp.com. Cette adresse sert aux transactions Ramp. Une dépense personnelle doit aller au parcours de remboursement, et une facture fournisseur à Ramp Bill Pay ou à la boîte AP configurée.

Les assistants et l'association à l'échelle de l'entreprise dépendent de permissions ou de réglages Ramp spécifiques. Une adresse d'équipe ne doit pas être supposée autorisée pour tous les titulaires.

Ramp doit disposer d'une transaction à laquelle associer le justificatif. Si le fournisseur envoie le reçu avant que l'achat apparaisse, la pièce peut rester sans association ou rejoindre une ancienne transaction au montant proche.

Attendez l'affichage de la transaction correcte avant de refaire un essai. Les pourboires, commandes fractionnées, substitutions, remboursements partiels et conversions de devise peuvent modifier le montant final par rapport au premier e-mail.

Si la pièce est attachée au mauvais achat, retirez-la avant de la joindre à la bonne transaction. Vous éviterez ainsi un justificatif dupliqué ou trompeur pour la revue financière.

L'association et la vérification automatique ne sont pas la même étape. D'après Ramp, le montant doit correspondre, ainsi que la date ou le commerçant. Une pièce peut donc apparaître sur la transaction tout en restant non vérifiée.

Comparez le montant après pourboire, le nom du commerçant sur le justificatif et le libellé bancaire, ainsi que la date d'achat, de livraison ou de débit. Pour un hôtel ou une plateforme de réservation, ces valeurs peuvent être différentes sans que la pièce soit incorrecte.

Si vous avez confirmé que le document justifie la bonne dépense, traitez-le comme un cas de revue manuelle. Les notes, catégories, politiques et approbations restent sous le contrôle de Ramp et de l'entreprise.

Ramp cite JPG, JPEG, PNG et PDF pour les justificatifs. Son aide indique aussi une taille maximale générale de 60 Mo, une limite de 10 Mo pour le web et 50 pages au maximum pour un PDF. Un fichier protégé, corrompu, trop long ou dans un autre format peut échouer avant l'association.

Préférez l'e-mail original du fournisseur. Une longue chaîne de transferts peut retirer des informations utiles, et une notification contenant seulement un lien de portail n'est pas le document lui-même.

Si le fichier est lisible mais le canal reste incertain, chargez la pièce directement sur la transaction connue dans Ramp. Vous séparerez ainsi un problème de fichier d'un problème de messagerie.

Ramp propose plusieurs canaux, dont la connexion Gmail professionnelle lorsqu'elle est activée par l'entreprise. Sa documentation mentionne actuellement une recherche initiale d'environ sept jours, ce qui ne garantit pas la récupération de tous les anciens reçus.

Pour une transaction plus ancienne, recherchez le message source, confirmez le titulaire et transférez-le depuis une adresse autorisée, ou joignez le fichier manuellement à la transaction.

Expensent peut retrouver les reçus dans un historique plus large, puis acheminer les documents confirmés et créer des règles pour les futurs motifs récurrents.

Si le justificatif est correct mais sans association, joignez-le manuellement à la transaction. S'il se trouve sur le mauvais achat, retirez-le avant de le replacer. Si aucun reçu n'existe, suivez la procédure de justificatif manquant définie par votre entreprise dans Ramp.

Avant de contacter l'administrateur ou le support, notez l'adresse d'envoi, la destination, l'heure, l'objet, le nom et la taille du fichier, le titulaire, le commerçant, le montant et l'état de la transaction. Ces éléments permettent de distinguer rapidement livraison, association et vérification.