Comment automatiser les justificatifs SAP Concur

Les justificatifs de voyage, de logiciels, d'hôtels et de services en ligne n'arrivent pas sous la même forme. Certains messages contiennent un PDF net, d'autres un reçu HTML, un lien de portail ou plusieurs documents. Une automatisation fiable commence par distinguer ces sources.

Classez les fournisseurs en quatre groupes : pièce jointe régulière, reçu dans le corps du message, téléchargement obligatoire et achat ponctuel. Les deux premiers peuvent souvent devenir des règles étroites. Les messages de portail doivent rester visibles jusqu'au téléchargement du document.

Évitez une règle qui transfère tous les messages d'une compagnie aérienne, d'une place de marché ou d'un outil de réservation. Ces expéditeurs mélangent reçus, réservations, modifications, annulations et publicité.

SAP Concur propose plusieurs chemins. Une image envoyée vers le flux de reçus peut rejoindre Available Receipts pour être attachée ensuite. Un document traité par ExpenseIt peut apparaître dans Available Expenses sous forme de dépense à vérifier. L'adresse et le résultat attendu doivent être décidés ensemble.

Votre administrateur Concur reste la source de vérité pour l'adresse, la région et les fonctions actives. Testez un seul justificatif depuis l'adresse qui sera réellement utilisée, puis contrôlez sa zone d'arrivée avant de créer la moindre règle.

SAP Help indique qu'une adresse doit être vérifiée avant de pouvoir envoyer des reçus vers Available Receipts. Un alias, une boîte partagée ou une délégation peut afficher un nom connu tout en utilisant une autre adresse technique. Testez donc le chemin exact qui servira en production.

Les flux d'expéditeurs approuvés permettent à certaines organisations de recevoir des justificatifs de tiers, mais ils dépendent d'une configuration administrateur et de règles d'objet. Ne supposez pas qu'un service de transfert est accepté parce qu'un envoi direct depuis votre boîte a réussi.

Expensent retrouve les e-mails actuels et historiques qui contiennent des justificatifs ou des factures. Vous confirmez le bon document et la destination Concur, puis vous pouvez créer une règle depuis cet exemple pour les futurs messages qui suivent le même motif d'expéditeur et d'objet.

Les notifications sans pièce, les liens de portail et les messages inhabituels restent visibles pour traitement. Après la remise, Concur ou ExpenseIt effectue l'extraction, l'association, les contrôles de politique et le circuit d'approbation configuré par l'entreprise.

Un filtre de messagerie ne s'applique qu'aux nouveaux messages. Or les problèmes apparaissent souvent au moment de préparer une note de frais, lorsque les justificatifs sont déjà enfouis dans la boîte. Le déploiement doit donc commencer par un rattrapage historique contrôlé.

Pour chaque test, conservez l'expéditeur, la destination, l'objet, le type de fichier, l'heure d'envoi et la zone d'arrivée. Cette trace aide l'administrateur à distinguer un problème de boîte, de vérification, de document ou de traitement Concur.

Un envoi réussi prouve que le justificatif a franchi une étape, pas que la dépense est complète. Vérifiez encore les données extraites, la bonne dépense, la politique et les approbations avant de soumettre la note de frais.