Automatiser les justificatifs Wave sans filtre Gmail général

La destination Wave appartient au profil d'entreprise dans lequel elle a été créée. L'abonnement Receipts ou Pro est également propre à ce profil.

Dans Expensent, enregistrez une destination clairement nommée pour chaque entreprise concernée. Vérifiez un premier reçu et la transaction créée avant d'activer une règle.

Cette étape évite qu'un reçu valide crée une dépense dans les mauvais livres, ce qui est plus difficile à repérer qu'un simple échec de livraison.

Wave indique qu'un seul reçu peut être envoyé par e-mail à la fois. Un message récurrent est donc automatisable lorsqu'il contient une pièce clairement identifiable et ne regroupe pas plusieurs dépenses.

Les relevés, récapitulatifs, commandes fractionnées et e-mails comportant plusieurs justificatifs doivent rester visibles. Séparez les pièces avant de les remettre à Wave.

Un portail ou un bouton de téléchargement sans le document réel est aussi une exception. Téléchargez le reçu, vérifiez-le et utilisez ensuite le parcours Wave adapté.

Expensent retrouve les reçus et factures dans les e-mails actuels et historiques. Après confirmation du bon document et de la destination Wave, une règle peut traiter les futurs messages dont l'expéditeur et l'objet suivent le même motif.

Wave accepte actuellement les reçus envoyés depuis n'importe quelle adresse e-mail. Cela simplifie l'acheminement, mais ne dispense pas de contrôler la destination et le contenu du message.

Commencez par quelques motifs réguliers. Vérifiez le résultat dans Wave avant d'élargir la couverture à d'autres fournisseurs ou boîtes.

Le scan Wave crée une transaction de dépense avec le reçu joint. L'automatisation en amont ne doit pas créer une deuxième écriture ou supposer que les données extraites sont définitives.

Vérifiez le commerçant, la date, le montant, le compte, la catégorie et les taxes. Wave conserve la responsabilité de la transaction, de la revue et du rapprochement.

Si la transaction existe déjà et que vous connaissez la cible, une pièce jointe directe peut être plus adaptée que le scan qui crée une nouvelle dépense.

Une transaction bancaire peut arriver avant ou après le reçu. Wave peut fusionner automatiquement la dépense créée par le scan avec une transaction correspondante, mais la fusion dépend des données disponibles.

Contrôlez les transactions en double et la présence de la pièce après la fusion. Si les montants, dates ou comptes diffèrent, le résultat peut demander une correction manuelle.

L'automatisation du document ne remplace donc pas le contrôle des doublons et le rapprochement bancaire.

Conservez pour revue les messages avec plusieurs reçus, les liens de portail, les formats inhabituels, les destinations incertaines et les documents qui ne doivent pas créer une nouvelle dépense.

Si un reçu routé n'apparaît pas, vérifiez l'entreprise, l'abonnement, l'adresse, le document et la transaction avant de le renvoyer. Le guide de dépannage Wave suit ce diagnostic par étape.