Justificatif Wave absent : diagnostic par étape

Le scan mobile, le chargement dans Receipts et le transfert par e-mail utilisent la fonction de capture Wave. Une fois le document traité, Wave crée une transaction de dépense et joint le reçu.

La pièce jointe manuelle ne crée pas la transaction à partir du fichier. Elle ajoute le justificatif à une transaction déjà ouverte ou créée par l'utilisateur.

Cette distinction détermine où chercher : Receipts et Transactions pour un scan, ou la fiche cible pour une pièce jointe directe.

La capture des reçus demande actuellement Receipts ou Pro. La souscription appartient au profil d'entreprise, donc un autre profil du même compte peut ne pas disposer de la fonction.

Wave indique que les utilisateurs Admin et Editor d'une entreprise abonnée peuvent accéder au scan. Confirmez l'entreprise active et le rôle si Receipts ou l'adresse de transfert n'apparaît pas.

Les tarifs et l'accès peuvent aussi dépendre du pays ou du statut historique du compte. Vérifiez la page Wave actuelle au lieu de vous fier à une ancienne formule.

Sur le web, l'adresse apparaît au bas de Receipts. Sur mobile, ouvrez Accounting, Receipts, le menu à trois points et Email forwarding address.

Wave indique qu'une adresse enregistrée ne peut pas être modifiée. Une faute dans une règle, une destination prise dans un autre profil ou une adresse supposée plutôt que copiée peut donc envoyer le reçu hors de la zone consultée.

Testez la destination avec un seul reçu identifiable. Le message peut partir de n'importe quelle adresse e-mail selon la documentation Wave actuelle.

Wave indique qu'un seul reçu peut être envoyé par e-mail à la fois. Séparez les messages groupés et évitez les fils qui contiennent plusieurs pièces concurrentes.

Une notification de portail sans le vrai document ne donne pas à Wave le reçu à numériser. Téléchargez la pièce, vérifiez sa lisibilité, puis transmettez-la dans un message propre.

Pour un chargement par scan sur le web, Wave documente JPG, GIF, PNG et PDF, dix fichiers au maximum par lot et 5 Mo par fichier.

Chaque reçu numérisé crée une transaction de dépense. Cherchez dans Transactions, pas seulement dans une liste d'images, et ouvrez la fiche pour vérifier le justificatif.

Contrôlez le commerçant, la date, le montant, la catégorie et le compte de paiement. Si les données OCR sont incorrectes, modifiez la transaction avant la revue finale.

Un reçu peut donc être présent dans Wave mais introuvable sous le nom attendu, notamment si le commerçant ou la date a été mal extrait.

Si vous avez utilisé Upload receipt sur une transaction existante, la pièce reste attachée à cette transaction et ne suit pas le même parcours que Recent Scans.

Wave documente pour la pièce jointe directe JPG, JPEG, GIF, TIFF, TIF, BMP, PNG, PDF et HEIC. Ces formats ne doivent pas être confondus avec la liste plus courte du chargement par scan sur le web.

Revenez à la transaction choisie ou recherchez les transactions avec pièces jointes avant de renvoyer le fichier.

Le scan crée une dépense même si une transaction bancaire correspondante arrivera plus tard. Wave peut fusionner automatiquement les doublons détectés, mais cette fusion reste conditionnelle aux données disponibles.

Si vous voyez deux dépenses, comparez le montant, la date, le compte et la pièce, puis utilisez le parcours Wave prévu pour fusionner les transactions. Si une seule fiche existe, vérifiez qu'elle conserve bien le reçu.

Ne créez pas manuellement une troisième transaction avant d'avoir examiné les résultats du scan et de l'import bancaire.

Expensent retrouve les reçus dans les e-mails actuels et historiques. Une fois le document et l'entreprise confirmés, une règle peut traiter les futurs motifs récurrents d'expéditeur et d'objet.

Si le reçu reste absent, conservez l'entreprise Wave, l'adresse de transfert, l'expéditeur, l'heure, l'objet, le fichier et son format, ainsi que la transaction attendue. Ces éléments séparent un échec d'acheminement, de scan, de création ou de fusion.