Envoyer des justificatifs à Sage Expense Management
Copiez l'adresse Magic Mail du bon utilisateur, choisissez le canal adapté et contrôlez la dépense créée ou rapprochée.
Ce guide vous concerne si...
Vous voulez envoyer des reçus ou factures reçus par e-mail vers Sage Expense Management.
Voir aussi : Diagnostiquer un reçu non rapproché
Configuration Magic Mail
Chaque utilisateur possède une adresse Magic Mail unique dans ses préférences.
Un reçu reçu peut être rapproché ou créer une dépense Incomplète.
Expensent retrouve l'historique et achemine les motifs récurrents confirmés.
Dans ce guide
1. Copier l'adresse Magic Mail de l'utilisateur
Dans l'application web, ouvrez l'icône des paramètres, Mes paramètres, Préférences, puis descendez jusqu'à Magic Mail. L'adresse affichée est propre au compte de cet utilisateur.
N'inventez pas la destination et ne réutilisez pas celle d'un collègue. Une adresse valide mais attribuée à une autre personne peut créer la dépense sous le mauvais propriétaire.
Certains écrans, URL et anciens documents parlent encore de Fyle. Le nom actuel est Sage Expense Management, mais le parcours et les réglages existants ont été conservés lors du changement de marque.
Magic Mail est propre à chaque utilisateur
Copiez l'adresse dans le compte cible, notez son propriétaire et validez-la avec un reçu avant de créer une règle.
2. Choisir la boîte d'envoi et le propriétaire
L'aide Magic Mail actuelle indique qu'un reçu électronique peut être transféré depuis une adresse autre que l'adresse professionnelle enregistrée. La procédure de création conseille toutefois d'ajouter les adresses secondaires dans le profil pour les envois personnels ou professionnels.
Suivez le contrôle visible dans votre compte, notamment si une adresse secondaire peut être ajoutée ou vérifiée. Envoyez ensuite un seul reçu et confirmez le propriétaire de la dépense créée.
Pour une boîte partagée, documentez explicitement la relation entre la boîte source, l'utilisateur Sage et l'adresse Magic Mail. La livraison du fichier ne suffit pas à prouver une bonne attribution.
3. Adapter le canal à la source du justificatif
Utilisez Magic Mail pour les reçus et factures déjà présents dans un e-mail. Utilisez l'application mobile pour le papier et le dépôt web pour les fichiers déjà enregistrés sur un ordinateur.
Les extensions Gmail et Outlook créent une dépense depuis le message ouvert. Le SMS et Slack offrent d'autres parcours lorsqu'ils sont activés pour l'organisation.
| Source du justificatif | Canal conseillé | Résultat | Contrôle principal |
|---|---|---|---|
| Reçu ou facture par e-mail | Magic Mail ou extension Gmail/Outlook | Crée une dépense ou joint le reçu à une correspondance éligible | Propriétaire, document et état final |
| Reçu papier | Appareil photo mobile | Capture et extrait les champs disponibles | Lisibilité, orientation, montant et commerçant |
| Fichier sur ordinateur | Dépôt dans l'application web | Ajoute une ou plusieurs images à la dépense | Formats, bonne dépense et champs obligatoires |
| Commerçant récurrent | Règle étroite et contrôlée | Achemine les nouveaux messages conformes | Expéditeur, objet, propriétaire et résultat Sage |
4. Tester le parcours Magic Mail complet
Choisissez un reçu récent avec un seul commerçant et un seul total. Conservez le corps utile du message et la pièce d'origine.
Après l'envoi, vérifiez Dépenses, Non déclarées et la dépense par carte attendue. Une pièce jointe à une dépense existante et une nouvelle dépense Incomplète sont deux résultats de réception valides, mais ils demandent des actions différentes.
- 1Copiez l'adresse Magic Mail du bon utilisateur.
- 2Envoyez un reçu clair depuis la boîte choisie.
- 3Cherchez une dépense Incomplète et la transaction par carte attendue.
- 4Relisez les champs extraits, l'historique et les informations obligatoires.
- 5Créez une règle seulement après avoir validé l'ensemble du résultat.
5. Automatiser les reçus récurrents
Expensent se connecte à Gmail ou Outlook, retrouve les reçus dans les messages actuels et historiques, puis achemine les documents sélectionnés vers la bonne adresse Magic Mail.
Après un test réussi, une règle fondée sur le motif d'expéditeur et d'objet peut traiter les nouveaux reçus récurrents. Les documents ambigus restent en revue.
Sage Expense Management continue avec l'extraction, la création de dépense, le rapprochement avec la carte, les champs requis, les rapports et les approbations.
6. Sources vérifiées
Ces sources ont servi à vérifier le fonctionnement des produits, leur terminologie actuelle et la répartition des rôles entre leurs flux natifs et Expensent.
8. Questions fréquentes
Quelle est l'adresse e-mail de Sage Expense Management ?
Chaque utilisateur dispose d'une adresse Magic Mail unique. Dans l'application web, ouvrez Paramètres, Préférences, puis Magic Mail et copiez la valeur affichée.
Fyle et Sage Expense Management sont-ils le même produit ?
Oui. Fyle a rejoint Sage et porte désormais le nom Sage Expense Management. Certaines URL d'aide et anciennes instructions utilisent encore le nom Fyle.
Que se passe-t-il après l'envoi à Magic Mail ?
Sage Expense Management extrait les champs disponibles et cherche une dépense par carte d'entreprise compatible. Sans correspondance unique, il crée une dépense Incomplète dans Dépenses, Non déclarées.
Peut-on envoyer depuis une adresse personnelle ?
L'aide Magic Mail actuelle indique qu'un reçu peut être transféré depuis une autre adresse. L'aide de création recommande aussi d'ajouter les adresses secondaires au profil. Utilisez le réglage disponible dans votre compte et testez un reçu.
Quels autres moyens de capture sont disponibles ?
Sage documente le dépôt web, l'application mobile, le transfert e-mail, les extensions Gmail et Outlook, le SMS et Slack. La disponibilité dépend de la configuration de l'organisation.
Expensent remplace-t-il Sage Expense Management ?
Non. Expensent retrouve et achemine les justificatifs reçus par e-mail. Sage conserve l'extraction, les dépenses, le rapprochement, les rapports, les approbations et la synchronisation comptable.
Acheminer les reçus vers Magic Mail
Retrouvez les e-mails actuels et historiques, envoyez-les au bon utilisateur et automatisez les motifs confirmés.
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