Reçu Sage Expense Management non rapproché: diagnostic
Après la réception par Magic Mail, vérifiez le type de dépense, l'état, le montant, la date, le commerçant, les candidats et l'historique.
Ce guide vous concerne si...
Un reçu ou une dépense existe dans Sage, mais le document n'est pas joint à la transaction par carte attendue.
Voir aussi : Revenir à la configuration Magic Mail
Diagnostic du rapprochement
Une dépense Incomplète prouve que Magic Mail a reçu le document.
La cible doit être une dépense par carte Incomplète ou Complète.
Ne renvoyez pas le reçu si un enregistrement existe déjà.
Dans ce guide
1. Confirmer que Magic Mail a reçu le document
Une nouvelle dépense Incomplète dans Dépenses, Non déclarées signifie que Magic Mail a reçu le justificatif, mais n'a pas trouvé une correspondance unique et éligible.
Si aucun enregistrement n'existe, revenez à l'adresse Magic Mail, au propriétaire et à la boîte d'expédition. Ne cherchez pas encore un problème de rapprochement.
Premier embranchement du diagnostic
Aucun enregistrement indique un problème de réception. Une dépense Incomplète indique que la réception a réussi mais pas le rapprochement.
2. Vérifier que la dépense cible est éligible
Sage documente ce rapprochement pour les dépenses par carte d'entreprise aux états Incomplet ou Complet. Les dépenses remboursables, kilométriques et journalières suivent d'autres parcours.
Contrôlez le mode de paiement, l'état, le titulaire de la carte et le propriétaire de l'adresse Magic Mail. Un reçu livré à un autre utilisateur ne peut pas se rapprocher de la dépense attendue.
Examinez l'onglet Historique. Il indique quand une transaction ou un reçu a été lié automatiquement ou quand une dépense a été fusionnée.
3. Comparer les critères de rapprochement documentés
Le montant doit être identique, sauf une tolérance de 20 % pour les catégories restauration, hébergement et taxi. Les dates doivent être séparées d'un jour au maximum.
Le nom du commerçant doit atteindre au moins 40 % de similarité. Une enseigne, un processeur de paiement ou une description de carte abrégée peut réduire cette correspondance.
Une seule dépense éligible peut gagner. Si plusieurs candidats sont plausibles, Sage crée une nouvelle dépense au lieu de choisir arbitrairement.
| Contrôle du rapprochement | Règle documentée | À vérifier | Action sûre |
|---|---|---|---|
| Type et état | Carte d'entreprise, Incomplet ou Complet | Mode de paiement, propriétaire, état et carte | Utiliser le parcours adapté si la cible n'est pas éligible |
| Montant | Exact, ou tolérance de 20 % pour trois catégories | Pourboire, taxe, devise, dépôt et total | Corriger seulement à partir du justificatif original |
| Date | Écart maximal d'un jour | Date du reçu, fuseau et date de carte | Ne pas confondre avec la fenêtre de fusion de cinq jours |
| Commerçant | Similarité minimale de 40 % | Nom extrait, enseigne, processeur et libellé carte | Corriger une extraction manifestement fausse |
| Nombre de candidats | Une seule correspondance éligible | Charges identiques, voyages répétés et doublons | Résoudre l'ambiguïté sans renvoyer le reçu |
4. Traiter la nouvelle dépense Incomplète
Sans correspondance, Magic Mail crée une dépense avec le mode de paiement par défaut de l'utilisateur. Comparez cet enregistrement avec la transaction par carte attendue et ouvrez l'historique des deux.
Si l'achat a été payé personnellement, complétez le parcours de remboursement. S'il appartient à la carte d'entreprise, utilisez les commandes actuelles de liaison, dissociation ou fusion disponibles pour cet état.
Ne supprimez pas la preuve avant d'avoir conservé le message source et confirmé que les deux enregistrements représentent bien le même achat.
5. Résoudre les candidats et doublons sans nouvel envoi
Comparez le propriétaire, la carte, le montant, la date, le commerçant, la référence de commande, le lieu et l'heure. Un même total ne suffit pas à prouver qu'il s'agit de la même dépense.
Un deuxième envoi peut créer une autre dépense Incomplète et compliquer le diagnostic. Utilisez l'historique, le reçu original et les contrôles de fusion seulement après avoir établi l'identité des enregistrements.
Si Expensent a acheminé le document, son parcours permet de confirmer le message source et la destination. Sage reste responsable de l'extraction, du rapprochement et de la correction aval.
6. Sources vérifiées
Ces sources ont servi à vérifier le fonctionnement des produits, leur terminologie actuelle et la répartition des rôles entre leurs flux natifs et Expensent.
8. Questions fréquentes
Pourquoi Magic Mail a-t-il créé une nouvelle dépense ?
Sage crée une nouvelle dépense lorsqu'il ne trouve pas une seule dépense par carte d'entreprise éligible. Vérifiez le type, l'état, le montant, la date, le commerçant et les candidats concurrents.
Quelles dépenses peuvent recevoir le reçu ?
Le rapprochement documenté concerne les dépenses par carte d'entreprise à l'état Incomplet ou Complet. Il ne couvre pas les dépenses remboursables, kilométriques ou journalières.
Quelle différence de montant est acceptée ?
Le montant doit normalement être identique. Sage documente une tolérance de 20 % pour les catégories restauration, hébergement et taxi seulement.
Quelle fenêtre de date est utilisée ?
Pour rapprocher un reçu envoyé, les dates doivent être séparées d'un jour au maximum. La fenêtre de cinq jours concerne un autre parcours de fusion entre dépense manuelle et transaction.
Que se passe-t-il avec plusieurs correspondances possibles ?
Sage ne joint le reçu à aucune des dépenses candidates et crée une nouvelle dépense. Cette prudence évite une association arbitraire.
Faut-il renvoyer le reçu ?
Non si une dépense ou un reçu existe déjà. Un deuxième envoi peut créer un doublon. Examinez d'abord l'historique et les deux enregistrements.
Retrouver la preuve derrière la dépense
Conservez le message source et sa destination pour corriger le bon enregistrement Sage sans créer de doublon.
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