Envoyer des reçus et factures à Zoho Books
Transférez les documents vers l'adresse Documents de l'organisation, suivez Autoscan et créez ou rapprochez la bonne opération.
Ce guide vous concerne si...
Ce guide concerne Zoho Books Documents. Zoho Expense utilise un autre parcours et d'autres adresses.
Voir aussi : Diagnostiquer un reçu Zoho Books absent
En bref
Zoho Books génère une adresse e-mail unique pour l'organisation dans le module Documents.
Les éléments envoyés arrivent dans Documents Inbox, où Autoscan peut extraire les champs principaux.
Un document quitte Inbox lorsqu'il est rapproché, joint à une opération ou déplacé vers un dossier.
Dans ce guide
1. Activer le module Documents
Ouvrez Documents dans la barre latérale. Au premier accès, Zoho Books propose d'activer Autoscan. Le module stocke les reçus, factures et autres pièces jointes aux opérations comptables.
Ce parcours appartient à Zoho Books et non à Zoho Expense. Utilisez la destination affichée dans la bonne organisation.
2. Configurer l'adresse de l'organisation
Dans Documents, sélectionnez le message Send your document(s) to. Zoho Books propose une adresse générée ou l'option Choose your own. Copiez la valeur enregistrée.
Employés, clients, fournisseurs et comptables peuvent envoyer des documents. Un fournisseur peut envoyer une facture directement, ou un utilisateur transférer un reçu reçu par e-mail.
3. Comparer les méthodes de capture
L'e-mail convient aux documents numériques. Zoho Books accepte aussi l'import depuis l'ordinateur ou le stockage cloud, ainsi que les photos depuis l'application mobile.
Les relevés bancaires disposent d'une adresse et d'une Inbox distinctes. Ne mélangez pas cette destination avec Documents.
4. Comprendre Autoscan
Autoscan traite les documents et extrait notamment date, montant et commerçant. Scan in progress indique un traitement en cours, Processed une extraction terminée.
Zoho Books inclut un quota et propose une extension après épuisement. Vérifiez l'allocation actuelle avant un transfert important.
Contrôlez toujours le document original et les champs extraits avant de créer ou rapprocher une opération.
5. Créer, joindre ou rapprocher
Zoho Books suggère des correspondances à partir du fournisseur, de la date et du montant. Le réviseur peut joindre le document à une opération ou créer une dépense ou facture.
Après rapprochement, ajout à une opération ou déplacement vers un dossier, Zoho Books retire le fichier d'Inbox. Recherchez dans All Files et les opérations avant de conclure à un échec.
6. Créer une règle Expensent contrôlée
Connectez la boîte source, enregistrez l'adresse Zoho Books vérifiée et envoyez un document. Contrôlez l'organisation, Autoscan et le rapprochement avant toute règle.
Créez ensuite une règle précise par expéditeur et objet. Gardez les avis de portail et messages incomplets en vérification.
- 1Activer Documents et copier l'adresse.
- 2Envoyer un reçu ou une facture pris en charge.
- 3Contrôler le document et l'état Autoscan.
- 4Le rapprocher ou créer l'opération.
- 5Approuver une règle précise.
7. Sources vérifiées
Ces sources ont servi à vérifier le fonctionnement des produits, leur terminologie actuelle et la répartition des rôles entre leurs flux natifs et Expensent.
9. Questions fréquentes
Peut-on envoyer des reçus à Zoho Books ?
Oui. Le module Documents génère une adresse unique pour l'organisation. Les fichiers arrivent dans Documents Inbox.
Où trouver l'adresse Zoho Books ?
Ouvrez Documents et sélectionnez Send your document(s) to. Copiez l'adresse générée ou personnalisée enregistrée.
Est-ce la même adresse que Zoho Expense ?
Non. Zoho Books et Zoho Expense utilisent des parcours distincts.
Que se passe-t-il après l'envoi ?
Le document entre dans Inbox, Autoscan extrait les données, puis un réviseur le rapproche ou crée une opération.
Pourquoi un document traité disparaît-il d'Inbox ?
Zoho Books le retire d'Inbox après rapprochement, ajout à une opération ou déplacement vers un dossier.
Transférer les documents vers Zoho Books
Retrouvez les reçus et factures, vérifiez la source et envoyez les modèles approuvés vers l'adresse Documents.
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