Acheminer les reçus et les factures vers Payhawk

Un flux vérifié vers la boîte de réception Payhawk actuelle, sans prétendre à une intégration API native

Par ilios Galil · Fondateur, Expensent

Publié le 3 août 2026 · Mis à jour le 5 août 2026

Dernière vérification : 5 août 2026

La boîte de réception actuelle de Payhawk fonctionne au niveau du groupe et attribue à l'entreprise une adresse générée sur le domaine @invoices.payhawk.com. Expensent repère les e-mails susceptibles de contenir un reçu ou une facture, vous permet de les vérifier et achemine les messages admissibles depuis la boîte connectée vers la destination exacte affichée dans Payhawk. Payhawk prend ensuite en charge le traitement du document, l'identification de l'entité, le rapprochement avec une dépense payée, la création de la facture, l'approbation, le paiement et les résultats comptables.

Ce flux utilise la boîte de réception documentée par Payhawk. Il ne s'agit pas d'une intégration API native. Payhawk propose également ses propres règles de transfert Gmail et Outlook, la capture mobile, l'import web, l'OCR et Agent Fetch. Expensent est particulièrement utile pour retrouver les documents dans la boîte mail, rattraper l'historique et vérifier les messages avant leur livraison.

Le passage de la boîte mail à Payhawk

Payhawk fournit la destination en aval, mais l'équipe financière doit encore décider de façon contrôlée quels messages de la boîte mail doivent lui parvenir :

•Les reçus et les factures arrivent dans les boîtes des employés, de l'équipe financière et des fournisseurs.
•Des règles trop larges peuvent transmettre des confirmations, des messages commerciaux ou des justificatifs incomplets.
•L'adresse d'envoi doit être configurée et satisfaire aux contrôles de sécurité des e-mails de Payhawk.
•La livraison ne garantit ni le rapprochement avec une dépense payée, ni la bonne entité, ni une facture complète, ni l'approbation ou le paiement.

Le rôle d'Expensent en amont de la boîte de réception Payhawk

Connectez la boîte mail à Expensent, vérifiez les e-mails susceptibles de contenir un document financier, puis envoyez les messages retenus vers l'adresse active de la boîte de réception Payhawk. Confirmez le résultat dans Payhawk avant de créer une règle récurrente fondée sur l'expéditeur et l'objet.

Recherche dans la boîte mail : Repérez les e-mails susceptibles de contenir un reçu ou une facture, y compris les anciens messages trouvés lors d'une analyse.
Vérification avant envoi : Gardez les avis limités à un portail, les fichiers non pris en charge et les confirmations ambiguës dans une file visible.
Livraison configurée : Envoyez depuis la boîte source connectée vers la destination générée pour l'entreprise et copiée dans Payhawk.
Règles récurrentes précises : Créez une règle à partir d'un modèle éprouvé d'expéditeur et d'objet, plutôt que de transférer tous les messages contenant un mot-clé général.
Suivi clair : Utilisez les e-mails de confirmation et les demandes de la boîte de réception Payhawk pour vérifier le traitement, le rapprochement ou l'intervention manuelle nécessaire.

Ce que Payhawk fait après l'arrivée de l'e-mail

Un administrateur Payhawk configure la boîte de réception depuis le tableau de bord du groupe sous Settings > Mailbox, ajoute l'adresse d'envoi et copie la destination générée pour l'entreprise. Payhawk contrôle le document et tente d'identifier la bonne entité ainsi que son état payé ou non payé.

•Pour un document déjà payé, Payhawk peut tenter de le rapprocher d'une dépense existante liée à une opération par carte.
•Pour une facture non payée, Payhawk peut créer une dépense de type facture et utiliser l'OCR pour proposer les données à vérifier.
•Payhawk renvoie dans le fil de discussion une confirmation de traitement, une instruction Pending ou un message d'erreur.
•L'aide actuelle indique un maximum de 40 pièces jointes, une limite cumulée de 20 Mo et une taille inférieure à 10 Mo par fichier.
•La boîte de réception accepte actuellement les formats PDF, PNG, JPG et JPEG. Les formats de facturation électronique pris en charge suivent leurs propres règles.
•Lorsqu'un message contient plusieurs pièces jointes, Payhawk les traite comme des documents distincts au lieu de les fusionner automatiquement.

Copiez la destination, ne la construisez pas : Payhawk montre un exemple d'adresse d'entreprise, mais la destination réelle est générée pour le groupe. Copiez-la depuis l'écran Settings > Mailbox actuel et testez l'adresse d'envoi exacte avant d'enregistrer une règle.

Configurer le flux Payhawk par e-mail

Configurez et copiez la boîte de réception Payhawk actuelle

Demandez à un administrateur Payhawk d'ajouter la boîte d'envoi sous Group dashboard > Settings > Mailbox, puis copiez la destination générée qui y est affichée.

Connectez la boîte source configurée à Expensent

Connectez la même boîte professionnelle ou financière que Payhawk attend comme expéditeur, puis enregistrez la destination Payhawk exacte.

Envoyez un document simple et vérifiez la réponse

Utilisez un reçu ou une facture récente dans un format pris en charge, conservez l'e-mail source et vérifiez si Payhawk renvoie une confirmation, une instruction Pending ou une erreur précise.

Créez des règles uniquement pour les modèles éprouvés

Après la réussite du test direct, ajoutez des règles précises fondées sur l'expéditeur et l'objet, puis surveillez les demandes de la boîte de réception Payhawk pour les exceptions.

Pour consulter le guide complet, avec les méthodes d'envoi et le dépannage, ouvrez notre guide complet d'envoi des reçus et factures vers Payhawk.

Vérification avant livraison

Contrôlez les justificatifs probables et les exceptions en amont.

Rattrapage des anciens documents

Retrouvez les justificatifs plus anciens qui doivent encore être traités dans Payhawk.

Acheminement depuis votre boîte mail

Envoyez depuis une boîte configurée vers l'adresse Payhawk active.

Questions sur la boîte de réception Payhawk et Expensent

Expensent est-il une intégration API native de Payhawk ?

Non. Expensent utilise le flux par e-mail de la boîte de réception Payhawk. Il repère les documents dans la boîte mail, vous permet de les vérifier, retrouve les anciens messages et achemine les éléments retenus. Payhawk reste responsable de l'OCR, de l'identification de l'entité, du rapprochement, de la création des factures, des approbations, du paiement et de la synchronisation comptable.

Quelle est l'adresse actuelle pour envoyer un reçu ou une facture à Payhawk ?

L'aide actuelle de Payhawk documente une adresse générée pour l'entreprise sur le domaine @invoices.payhawk.com. Un administrateur Payhawk la trouve dans le tableau de bord du groupe sous Settings > Mailbox. Copiez la valeur exacte affichée au lieu de la déduire du nom de l'entreprise.

Les employés doivent-ils encore utiliser paid@payhawk.me ou unpaid@payhawk.me ?

Une ancienne documentation Payhawk décrivait ces adresses propres aux employés, mais la documentation actuelle de la boîte de réception au niveau du groupe utilise une destination générée pour l'entreprise. Suivez l'adresse affichée dans le compte Payhawk actif. Si votre organisation présente encore un ancien parcours, demandez confirmation à l'administrateur Payhawk ou à son assistance.

Chaque reçu envoyé sera-t-il rapproché d'une dépense par carte Payhawk ?

Non. Payhawk indique si le traitement et le rapprochement ont réussi. Un document sans correspondance peut apparaître comme une demande Pending dans la boîte de réception et nécessiter une association manuelle ou la création d'une dépense. La livraison et le rapprochement sont deux états distincts.

Payhawk permet-il le transfert automatique sans Expensent ?

Oui. Payhawk documente la configuration de règles de transfert natives dans Gmail et Outlook. Expensent ajoute la recherche dans la boîte mail, une file de vérification, l'analyse de l'historique et des règles enregistrées pour les équipes qui ne veulent pas que chaque message fournisseur contourne cette vérification.

Combien de fichiers la boîte de réception Payhawk peut-elle traiter ?

L'aide actuelle de Payhawk indique au plus 40 pièces jointes, une taille cumulée de 20 Mo et une taille inférieure à 10 Mo pour chaque fichier. Vérifiez la page d'erreurs actuelle avant de dépendre de ces limites, car une ancienne documentation indiquait d'autres seuils.