Envoyer des justificatifs et factures à Payhawk
Configurez la Mailbox de groupe, validez l'adresse source, respectez les limites et contrôlez le résultat payé, non payé ou En attente.
Ce guide vous concerne si...
Vous voulez acheminer des reçus ou factures reçus par e-mail vers la Mailbox Payhawk actuelle.
Voir aussi : Diagnostiquer un document non rapproché
Configuration Mailbox
Copiez l'adresse générée dans Paramètres, Mailbox au lieu de la construire.
Validez d'abord un envoi direct depuis l'adresse source configurée.
La limite actuelle est de 40 pièces, 20 Mo au total et moins de 10 Mo par fichier.
Dans ce guide
1. Copier l'adresse Mailbox actuelle
Un administrateur ouvre le tableau de bord Groupe, Paramètres, Mailbox, ajoute l'adresse source et copie la destination générée pour l'entreprise. Le parcours actuel est centralisé au niveau du groupe.
Ne construisez pas l'adresse à partir du nom de l'entreprise. Même si la documentation montre un exemple sur invoices.payhawk.com, la valeur affichée dans le compte est la source de vérité.
Les anciennes adresses paid@payhawk.me et unpaid@payhawk.me appartiennent à une autre génération de documentation. Ne mélangez pas ces instructions avec la Mailbox actuelle sans confirmation du compte.
Utilisez l'adresse du compte
Copiez la destination dans Paramètres, Mailbox et associez-la à la bonne adresse source avant tout test.
2. Valider l'expéditeur par un envoi direct
Envoyez un document clair directement depuis l'adresse configurée dans Payhawk. Ce test prouve la destination, l'expéditeur et le document avant d'ajouter une règle Gmail, Outlook ou Expensent.
Payhawk répond dans le même fil avec un succès, une demande En attente ou une erreur. La Mailbox conserve aussi l'historique des demandes dans la Boîte de réception.
Les messages doivent passer les contrôles DKIM et SPF. Si l'envoi direct fonctionne mais pas la règle, le problème se situe dans le transfert ou la configuration de messagerie.
3. Comprendre le résultat dans Payhawk
Pour un document déjà payé, Payhawk peut le rapprocher d'une dépense de transaction par carte existante. Pour une facture non payée, il peut créer une dépense de facture et proposer des données extraites par OCR.
Si le rapprochement échoue, le document peut rester comme demande Mailbox En attente. Un utilisateur choisit alors l'entité et joint le document à une dépense existante ou crée une nouvelle dépense avec le bon mode de paiement.
Payhawk reste responsable de l'entité, du propriétaire, du rapprochement, de l'OCR, des approbations, du paiement et de la synchronisation comptable.
4. Respecter les formats et limites actuels
La Mailbox accepte les documents PDF et les images PNG, JPG ou JPEG. Les factures électroniques suivent une liste distincte, et un système comptable connecté peut ajouter ses propres exigences.
Un message peut contenir au maximum 40 pièces, avec 20 Mo au total et moins de 10 Mo par fichier. Au-delà, aucun fichier du message n'est traité.
Chaque pièce jointe devient un document séparé. Si plusieurs justificatifs doivent rester ensemble, combinez-les avec soin dans un seul PDF lisible avant l'envoi.
| Contrôle Mailbox | Règle actuelle | Réponse opérationnelle |
|---|---|---|
| Nombre de pièces | 40 au maximum | Diviser les lots et contrôler chaque réponse |
| Taille totale | 20 Mo au maximum | Compresser, diviser ou utiliser le portail web |
| Taille individuelle | Moins de 10 Mo | Réduire sans rendre la preuve illisible |
| Formats courants | PDF, PNG, JPG, JPEG | Convertir depuis la source originale |
| Plusieurs pièces | Documents séparés | Regrouper seulement si le dossier doit rester unique |
5. Acheminer les documents récurrents avec Expensent
Après un test direct réussi, connectez la boîte Gmail ou Outlook source à Expensent et enregistrez la destination Payhawk vérifiée.
Expensent retrouve les reçus et factures dans les e-mails actuels et historiques. Une règle approuvée fondée sur le motif d'expéditeur et d'objet peut ensuite acheminer les nouveaux messages récurrents.
Évitez les règles qui se chevauchent entre Gmail, Outlook et Expensent. Un même document envoyé plusieurs fois peut créer des doublons ou des demandes difficiles à retracer.
- 1Configurez la Mailbox de groupe et copiez la destination générée.
- 2Envoyez un document direct depuis l'adresse source configurée.
- 3Lisez la réponse Payhawk et contrôlez la demande Mailbox.
- 4Connectez la boîte à Expensent et enregistrez la destination.
- 5Créez une règle étroite seulement après validation de l'ensemble du parcours.
6. Sources vérifiées
Ces sources ont servi à vérifier le fonctionnement des produits, leur terminologie actuelle et la répartition des rôles entre leurs flux natifs et Expensent.
8. Questions fréquentes
Quelle est l'adresse e-mail des justificatifs Payhawk ?
La documentation actuelle décrit une Mailbox centralisée au niveau du groupe, avec une adresse propre à l'entreprise sur le domaine invoices.payhawk.com. Un administrateur la copie dans le tableau de bord Groupe, Paramètres, Mailbox.
Faut-il encore utiliser paid@payhawk.me ou unpaid@payhawk.me ?
Ces adresses figurent dans d'anciennes instructions. Utilisez l'adresse affichée dans les paramètres actuels du compte et demandez à l'administrateur Payhawk si un parcours historique est encore actif.
Que fait Payhawk après la réception d'une facture ?
Payhawk cherche l'entité et détermine si le document correspond à une dépense payée ou non payée. Il peut le rapprocher d'une transaction existante ou créer une nouvelle dépense de facture à revoir.
Quels fichiers la Mailbox accepte-t-elle ?
Payhawk documente les PDF, PNG, JPG et JPEG, ainsi que des formats de facture électronique distincts. Les exigences du système comptable connecté peuvent aussi intervenir.
Quelles sont les limites des pièces jointes ?
La documentation actuelle autorise jusqu'à 40 pièces, 20 Mo au total et moins de 10 Mo par fichier. Chaque pièce est traitée comme un document séparé.
Que se passe-t-il sans pièce jointe ?
Payhawk peut analyser le corps du message et en créer un document. Vérifiez toutefois qu'il contient le justificatif et pas seulement une notification ou un lien vers un portail.
Quel rôle joue Expensent ?
Expensent retrouve les e-mails actuels et historiques et achemine les motifs récurrents confirmés. Payhawk conserve l'OCR, le rapprochement, les factures, les approbations et les paiements.
Acheminer les documents vers Payhawk
Retrouvez les e-mails actuels et historiques, contrôlez la destination et automatisez les motifs récurrents confirmés.
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