Justificatif Payhawk non rapproché: diagnostic Mailbox

Commencez par le fil du message source et la Boîte de réception Payhawk. Une erreur, une demande En attente et une mauvaise association correspondent à trois étapes différentes.

Payhawk envoie une réponse dans le fil d'origine et conserve les demandes Mailbox. Filtrez la Boîte de réception par type de demande, Mailbox, puis comparez l'heure avec l'envoi source.

Ouvrez le tableau de bord Groupe, Paramètres, Mailbox et comparez la destination générée avec le message en échec. Ne la déduisez pas du nom de l'entreprise et ne reprenez pas une ancienne adresse payée ou non payée sans confirmation.

Confirmez que l'adresse source réelle figure dans la configuration. Les alias, listes de diffusion, passerelles et règles de transfert peuvent modifier l'expéditeur visible par Payhawk.

Envoyez un document directement depuis cette adresse. Si le test direct échoue, corrigez la configuration Payhawk ou de domaine avant d'examiner la règle d'automatisation.

Payhawk documente les échecs DKIM et SPF comme causes de rejet. Conservez la réponse complète et transmettez-la à l'administrateur de messagerie pour vérifier le domaine et les éventuelles passerelles.

Comparez le même document par envoi direct et par règle Gmail ou Outlook. Si le direct réussit seul, le problème appartient au transfert, à l'authentification du message réécrit ou à la politique du tenant.

Ne modifiez pas le justificatif tant que ce test montre une différence entre les deux parcours. Le fichier n'explique pas un échec qui dépend uniquement de la règle.

La Mailbox rejette un message de plus de 40 pièces, de plus de 20 Mo au total ou contenant un fichier de 10 Mo ou plus. Divisez le lot ou utilisez le portail web.

Utilisez un PDF, PNG, JPG ou JPEG valide. Les factures électroniques ont leurs propres formats documentés. Un fichier corrompu, renommé sans conversion ou protégé ne fournit pas un test fiable.

Sans pièce, Payhawk peut analyser le corps du message. Confirmez qu'il contient la preuve de dépense et pas uniquement un bouton ou un lien vers un portail fournisseur.

Dans le portail web ou l'application mobile, ouvrez la Boîte de réception, sélectionnez la demande et choisissez Joindre à une dépense. Sélectionnez ensuite l'entité concernée.

Vous pouvez créer une nouvelle dépense ou joindre le document à une dépense existante, puis choisir le mode de paiement approprié, par exemple un remboursement lorsque l'employé a payé.

Comparez l'entité, le propriétaire, le fournisseur, le montant, la date, la devise et le mode de paiement avec la source. Traitez la demande existante au lieu de renvoyer le document.

Si Payhawk a joint le justificatif à la mauvaise dépense, vérifiez la cible à partir de l'e-mail original et de la transaction. Contrôlez l'entité, le propriétaire, le fournisseur, le montant, la date et la devise.

Utilisez Déplacer vers une autre dépense dans le portail web, puis examinez l'ancien et le nouvel enregistrement. Corrigez l'association existante au lieu de renvoyer le fichier.

Expensent permet de confirmer le message source, la destination et l'heure de l'acheminement. Payhawk reste responsable de l'association, de l'OCR et du traitement de la dépense.