ExpenseIt ne fonctionne pas ? Isolez la couche en cause

ExpenseIt n'est pas un parcours identique pour tous les comptes SAP Concur. Son accès peut dépendre du contrat, de l'entité, de la région, du profil et du déploiement choisi par l'entreprise. Une fonction absente ressemble parfois à une panne alors que le compte n'y a pas accès.

Si le bouton, le parcours mobile ou l'adresse d'e-mail ne figure pas dans les instructions de votre entreprise, demandez à l'administrateur de confirmer l'accès avant de modifier les fichiers ou de répéter les envois.

Le simple fait d'ajouter une image dans Concur ne signifie pas que ExpenseIt va l'analyser. SAP Help distingue l'import via Scan Receipt ou Available Expenses des pièces ajoutées directement dans Available Receipts ou attachées à une dépense existante.

Refaites le test avec la méthode documentée pour votre entreprise. Sur le web, cela peut être Add Expense puis Scan Receipt. Pour l'e-mail, utilisez l'adresse ExpenseIt approuvée depuis une adresse vérifiée. Sur mobile, ouvrez le parcours ExpenseIt plutôt qu'un ajout générique de photo.

Un document net donne à ExpenseIt une meilleure base : montant, date, commerçant et taxes doivent être visibles. Évitez les photos floues, les ombres, les totaux coupés et les captures qui omettent une partie du reçu.

Pour les justificatifs numériques, téléchargez une pièce réelle lorsque l'e-mail ne contient qu'un lien. SAP documente PNG, JPG, JPEG, PDF, TIF et TIFF, tout en signalant que certains PDF complexes ou protégés ne peuvent pas être traités correctement.

Les factures d'hôtel et les documents de voyage peuvent contenir plusieurs montants, dépôts et taxes. ExpenseIt peut extraire des données, mais une révision humaine reste nécessaire avant la soumission.

Certains échecs attribués à ExpenseIt se produisent avant l'analyse. L'adresse expéditrice n'est pas vérifiée, la destination n'est pas celle de l'environnement, la pièce est retirée par un système de sécurité ou le message ne contient qu'un lien de portail.

Contrôlez l'e-mail original, puis testez depuis l'adresse exacte reconnue par Concur. Une réussite avec cette adresse et un échec avec un alias ou un service de transfert indiquent un problème d'identité d'expéditeur, pas un problème OCR.

Un résultat ExpenseIt apparaît généralement comme une dépense à revoir, pas comme une simple image dans Available Receipts. Vérifiez Available Expenses, le parcours Add Expense de la note ouverte et les éléments déjà associés à une transaction.

SAP documente aussi des notifications de traitement pour les justificatifs envoyés par e-mail. Une réussite confirme le traitement de l'envoi, mais les champs extraits doivent encore être vérifiés. Un échec fournit un indice sur le document ou le parcours.

Séparez accès, entrée, parcours, traitement et révision. L'administrateur contrôle l'accès. L'utilisateur ou le flux de boîte fournit le document. La méthode d'ajout détermine si ExpenseIt est appelé. SAP Concur effectue le traitement. L'employé ou le comptable vérifie le résultat.

Expensent retrouve les e-mails actuels et historiques contenant des justificatifs, remet les documents utilisables à la destination Concur approuvée et maintient visibles les liens de portail ou les messages incomplets.

Après validation d'un premier exemple, une règle peut traiter les futurs motifs récurrents d'expéditeur et d'objet. ExpenseIt conserve ensuite l'analyse, la création de dépense et le traitement interne à SAP Concur.