Envoyer des reçus et factures à AutoEntry
Utilisez la bonne adresse pour les achats, ventes, relevés fournisseurs ou notes de frais, puis suivez le traitement dans Activité et la boîte de réception.
Ce guide vous concerne si...
Utilisez ce guide pour configurer le flux. Si un document envoyé reste introuvable, passez au diagnostic.
Voir aussi : Diagnostiquer un document AutoEntry absent
En bref
AutoEntry attribue quatre adresses à chaque entreprise : achats, relevés fournisseurs, ventes et notes de frais.
Joignez le document au lieu d'envoyer un lien, restez sous 30 Mo et contrôlez les formats acceptés.
La livraison lance l'extraction. Vérifiez ensuite Activité, les rejets, les crédits et la publication comptable.
Dans ce guide
1. Choisir la bonne boîte AutoEntry
Chaque entreprise possède une adresse distincte pour Purchases, Supplier Statements, Sales et Expense Reports. Copiez-les dans Company Settings, Mailbox Settings, car une adresse peut être modifiée.
Le dossier choisi détermine le type d'extraction. Un relevé fournisseur envoyé aux achats peut être rejeté. Les relevés bancaires ne peuvent pas être envoyés par e-mail.
2. Préparer un e-mail traitable
Joignez le fichier ou conservez la preuve financière dans le corps du message. AutoEntry ne suit pas un lien vers un portail. La taille totale de l'e-mail doit rester sous 30 Mo et l'entreprise doit disposer de crédits.
La documentation actuelle accepte PDF, TIFF ou TIF, JPEG, Word et Excel. Elle rejette PNG, ZIP, RAR, CSV, EML et les PDF protégés. Un PDF clair reste le choix le plus prévisible.
Le document doit contenir une date et un montant total dans une mise en page reconnaissable. Vérifiez aussi l'orientation et la lisibilité.
3. Gérer les pièces jointes multiples
Conservez chaque facture dans une pièce distincte si elle doit créer son propre document. L'option Process email attachment as single item sert plutôt aux notes de frais dont la première page est la demande et les pages suivantes des justificatifs de référence.
Testez cette préférence sur un exemple avant de laisser les fournisseurs envoyer des lots, car les pages de référence ne sont pas extraites comme des reçus autonomes.
4. Choisir le canal de capture
L'e-mail convient aux factures et reçus numériques, y compris les envois directs des fournisseurs. L'import web convient aux fichiers locaux et relevés bancaires, tandis que l'application mobile capture les reçus papier.
File Management permet de stocker, classer et vérifier avant de consommer des crédits d'extraction.
5. Transférer les modèles confirmés avec Expensent
Connectez la boîte où arrivent les documents, enregistrez l'adresse AutoEntry exacte et envoyez un seul exemple. Confirmez l'entreprise, le dossier, l'état Activité et le résultat extrait avant de créer une règle.
Utilisez un expéditeur et un objet précis. Évitez le chevauchement entre les règles Gmail, Outlook et Expensent, car les doublons compliquent le suivi AutoEntry.
- 1Copier l'adresse dans Mailbox Settings.
- 2Envoyer un document pris en charge.
- 3Contrôler Activité et le dossier d'arrivée.
- 4Vérifier les champs extraits et la destination comptable.
- 5Approuver ensuite une règle étroite.
6. Vérifier avant la publication
Un document passe par Uploaded Items et Processed Items avant d'apparaître dans Inbox. Ready indique la fin de l'extraction, mais le fichier peut se trouver dans Inbox, Rejected ou Archived.
Contrôlez fournisseur, date, montant, taxe, devise, lignes et codification. Expensent gère le transfert depuis l'e-mail, AutoEntry garde l'extraction et la publication.
7. Sources vérifiées
Ces sources ont servi à vérifier le fonctionnement des produits, leur terminologie actuelle et la répartition des rôles entre leurs flux natifs et Expensent.
9. Questions fréquentes
Peut-on envoyer des reçus et factures à AutoEntry ?
Oui. Chaque entreprise dispose de quatre adresses pour les achats, relevés fournisseurs, ventes et notes de frais. Utilisez celle du dossier d'extraction attendu.
Où trouver les adresses AutoEntry ?
Ouvrez Company Settings puis Mailbox Settings. Copiez la valeur actuelle au lieu de la déduire du nom de l'entreprise.
Un fournisseur peut-il envoyer directement une facture ?
Oui. AutoEntry accepte l'envoi par des fournisseurs ou utilisateurs externes sans leur donner accès à la plateforme.
Peut-on envoyer un relevé bancaire par e-mail ?
Non. Utilisez le parcours d'import des relevés bancaires dans AutoEntry.
Quels formats sont acceptés ?
La documentation actuelle cite PDF, TIFF ou TIF, JPEG, Word et Excel. PNG, archives, CSV, EML et PDF protégés ne sont pas pris en charge pour l'extraction.
Créer un flux AutoEntry contrôlé
Retrouvez les documents actuels et historiques, puis transférez les modèles approuvés vers la bonne boîte d'entreprise.
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