Document AutoEntry absent : suivre le traitement
Déterminez si le fichier est en attente, traité, rejeté, bloqué par les crédits, marqué comme doublon ou placé dans un autre dossier.
Ce guide vous concerne si...
Utilisez ce guide après l'envoi d'un document qui n'apparaît pas dans la boîte AutoEntry attendue.
Voir aussi : Ouvrir le guide de configuration AutoEntry
En bref
Commencez dans Activité, pas dans Inbox. Contrôlez Uploaded Items et Processed Items.
Ready ne garantit pas l'arrivée dans Inbox. Le fichier peut être rejeté, archivé ou bloqué.
Sans trace dans Activité, vérifiez l'adresse, le dossier, la pièce jointe et le message envoyé.
Dans ce guide
1. Prouver l'envoi du message source
Ouvrez le message original et sa copie envoyée. Comparez la destination avec l'adresse actuelle de l'entreprise et du dossier dans Mailbox Settings.
Vérifiez que le document est joint, que le message reste sous 30 Mo et que le fichier n'est pas protégé par mot de passe.
2. Lire Uploaded Items et Processed Items
AutoEntry enregistre les fichiers dans Activité avant Inbox. Recherchez Queued for processing, Sent for processing, File already uploaded ou Ready, puis ouvrez Processed Items pour connaître la destination finale.
N'envoyez pas une nouvelle copie tant que le traitement est en cours. Attendez l'état final ou suivez les indications de l'assistance.
3. Contrôler l'entreprise et le dossier
Utilisez l'Activité principale pour rechercher dans tous les dossiers. Une facture envoyée aux ventes ou une note de frais placée dans une autre entreprise peut exister sans être dans l'Inbox prévue.
Les frais restent visibles par l'utilisateur qui les a importés avant approbation. File Management n'a pas d'Inbox classique et peut nécessiter un type puis l'action Submit.
4. Corriger format, contenu et crédits
Comparez le fichier aux règles actuelles. PNG, archives, CSV, EML et PDF protégés sont rejetés. PDF reste le format de repli le plus fiable.
La date et le total doivent être lisibles. Si les crédits bloquent la sortie, ajoutez-les au compte de facturation de l'entreprise concernée.
5. Effectuer un seul test corrigé
Après avoir corrigé la cause, envoyez un PDF ou JPEG propre vers l'adresse vérifiée. Notez l'heure, le nom du fichier, l'entreprise, le dossier et l'état obtenu.
Des avis récents signalent des rejets, échecs et délais. Le test direct permet de distinguer un problème AutoEntry actuel d'une règle de transfert défaillante.
6. Sources vérifiées
Ces sources ont servi à vérifier le fonctionnement des produits, leur terminologie actuelle et la répartition des rôles entre leurs flux natifs et Expensent.
8. Questions fréquentes
Pourquoi mon document n'est-il pas dans Inbox ?
Il peut être en cours de traitement, rejeté, archivé, bloqué par les crédits, marqué comme doublon ou placé dans une autre entreprise. Commencez par Activité.
Que signifie Ready ?
L'extraction est terminée. Ouvrez Processed Items pour savoir si le fichier se trouve dans Inbox, Rejected ou Archived.
Pourquoi AutoEntry indique-t-il File already uploaded ?
Le même fichier a déjà été détecté. Recherchez la première copie avant de forcer un nouveau traitement.
Les crédits peuvent-ils bloquer un document ?
Oui. Le document peut rester non libéré si AutoEntry ne peut pas déduire les crédits du compte de facturation de l'entreprise.
Faut-il renvoyer un document en cours de traitement ?
Non. Attendez l'état final. Un nouvel envoi peut créer un doublon sans résoudre le premier traitement.
Suivre le transfert avant de renvoyer
Expensent conserve le message source et la destination, tandis qu'Activité AutoEntry montre le résultat en aval.
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