Comment envoyer des reçus et factures fournisseurs à Qonto

Dans l'application web Qonto, ouvrez Paramètres puis Transfert de documents. Copiez la valeur active. receipts- sert à une preuve qui doit rejoindre un paiement sortant. pay- sert à une facture fournisseur qui attend encore une action de paiement.

Qonto décrit actuellement cette fonction comme disponible sur tous les forfaits et pour les paiements sortants. Des anciens billets et pages régionales peuvent montrer des limites antérieures. Utilisez l'application et l'aide actuelles.

L'espace Factures fournisseurs est disponible sur tous les forfaits dans les applications web et mobile. Les Titulaires et Admins peuvent y accéder; les Managers ont besoin de l'autorisation de la section et du périmètre Toute l'entreprise, les Comptables ont un accès en lecture seule et les Collaborateurs n'y ont pas accès.

Pour un reçu, Qonto analyse montant, date et fournisseur puis cherche une opération sortante. Une relation claire se rattache automatiquement. Une relation incertaine apparaît dans Revue de documents avec des suggestions. Sur Basic, cette section est directement dans le menu de gauche; sur Smart et les forfaits supérieurs, elle se trouve sous Tâches.

Pour une facture, Qonto extrait les données disponibles, notamment fournisseur, IBAN ou SWIFT/BIC, montant, devise et référence de paiement. L'élément apparaît dans Factures fournisseurs pour revue et paiement. La planification dépend du type de virement et de son éligibilité; les circuits de validation dépendent des modules disponibles. Une facture envoyée avant la transaction peut être rapprochée ensuite.

Qonto peut aussi convertir en PDF une preuve présente dans le corps de l'e-mail. Comparez le document généré à la source avant usage TVA ou comptable.

Un avis de paiement n'est pas une facture fournisseur. Qonto indique d'effectuer d'abord le virement correspondant, puis d'ajouter manuellement l'avis comme justificatif sur la transaction.

Le transfert fonctionne depuis toute boîte capable d'envoyer vers l'adresse de l'entreprise. Qonto propose aussi des intégrations Gmail pour les factures fournisseurs et pour les factures avec reçus. L'aide actuelle les rend disponibles sur tous les forfaits aux Titulaires, Admins et Comptables dans l'application web, avec un historique maximal de 90 jours.

Les deux canaux ne traitent pas le contenu de la même manière. Le transfert direct peut convertir en PDF une preuve présente dans le corps du message. L'import Gmail analyse les messages éligibles de la boîte de réception et importe les véritables pièces jointes PDF, JPG, JPEG ou PNG; il n'importe pas les images intégrées ni le contenu affiché uniquement dans le corps de l'e-mail, et ignore une pièce déjà importée.

La capture manuelle suit deux parcours distincts. Ajoutez ou glissez une facture impayée dans Factures fournisseurs quand elle doit encore être traitée. Ajoutez un reçu ou une facture depuis Compte pro > Transactions lorsque vous connaissez déjà l'opération concernée. Qonto indique que les documents joints depuis Transactions n'apparaissent pas dans Factures fournisseurs.

Choisissez un parcours principal par fournisseur et gardez une exception pour les documents non classés ou non rapprochés.

Connectez la boîte qui reçoit reçus et factures. Expensent retrouve les e-mails actuels et anciens, présente source et fichiers puis envoie la preuve approuvée vers la bonne destination Qonto.

Expensent crée un nouveau message avec son propre objet et un résumé. Les pièces choisies sont incluses et la preuve du corps apparaît sous le résumé. Qonto contrôle extraction et rapprochement, testez donc un reçu et une facture représentatifs.

Pour un reçu, vérifiez opération, fournisseur, date, montant, TVA, libellés et pièce. Résolvez tout document en revue au lieu d'attendre sans transaction en cours.

Pour une facture, vérifiez fournisseur, IBAN ou SWIFT/BIC, montant, devise, échéance, référence de paiement, doublon, toute option de planification éligible et tout circuit de validation fourni par les modules disponibles. Expensent gère découverte et livraison approuvée. Qonto gère extraction, rapprochement, paiement, accès et comptabilité.

Un reçu logiciel déjà payé depuis Qonto va vers receipts-. Une facture mensuelle à approuver et payer va vers pay-. Un reçu restaurant papier passe par l'import mobile ou manuel après capture.

Séparez ces cas dans les noms de règles. Le même fournisseur peut envoyer un reçu payé et une facture impayée. L'expéditeur seul ne suffit pas à choisir.