Envoyer des reçus à Shoeboxed par e-mail
Transférez les reçus depuis Gmail, Outlook, Yahoo, iCloud, Fastmail ou une boîte IMAP compatible, puis vérifiez capture et exports.
Ce guide vous concerne si...
Utilisez ce guide pour la capture. Si le reçu porte le mauvais fournisseur, passez au correctif ciblé.
Voir aussi : Corriger un fournisseur Shoeboxed
En bref
Chaque compte possède une adresse personnelle avec nom d'utilisateur et PIN. Copiez-la dans Account settings.
Les images JPG, JPEG, PNG, GIF et TIFF de moins de 10 Ko sont rejetées. Shoeboxed indique que cette règle ne limite pas les PDF. Le parcours de pièces jointes Expensent prend en charge PDF, JPG et PNG jusqu'à 3 Mo par pièce.
Gmail Receipt Sync n'est pas rétroactif. Expensent peut repérer les reçus dans Gmail, Outlook, Yahoo, iCloud, Fastmail et les boîtes IMAP compatibles, puis envoyer la preuve dans un nouveau message récapitulatif.
Dans ce guide
1. Trouver l'adresse Shoeboxed personnelle
Shoeboxed crée une adresse pour chaque compte à partir du nom d'utilisateur et d'un PIN généré. Tout reçu envoyé est ajouté au compte correspondant.
Copiez la valeur dans Account settings. Le propriétaire peut modifier le nom d'utilisateur et le PIN, ce qui rend les anciennes règles obsolètes.
2. Préparer un e-mail exploitable
Shoeboxed indique JPG, JPEG, PNG, GIF et TIFF. L'article précise que les PDF ne sont pas soumis à la restriction documentée pour les petites images.
Les limites sont distinctes. Expensent traite actuellement PDF, JPG et PNG comme pièces transférables et applique une limite de 3 Mo par pièce. Un fichier GIF, TIFF ou plus volumineux exige un autre canal Shoeboxed documenté.
Les images de moins de 10 Ko sont rejetées avec une notification. Il s'agit souvent de logos ou signatures, pas du reçu réel.
Utilisez une source claire montrant fournisseur, date, total et taxe. Conservez l'original jusqu'à la vérification.
3. Comparer les canaux de capture
Le transfert convient aux reçus numériques. Gmail Receipt Sync traite les nouveaux messages après connexion et n'est pas rétroactif.
Le dépôt web couvre les fichiers locaux, l'application les photos et Magic Envelope les documents papier. Vérifiez les conditions commerciales actuelles du forfait.
4. Vérifier l'extraction
Shoeboxed décrit un parcours combinant OCR et vérification humaine. Le résultat apparaît dans le tableau de bord avec l'image source.
Les champs extraits sont modifiables. Corrigez fournisseur, date, total, moyen de paiement, détails de carte ou catégorie avant l'utilisation en aval.
5. Préparer rapports et exports
Shoeboxed exporte vers PDF, CSV ou QuickBooks Online. L'aide actuelle limite le PDF à moins de 450 reçus.
La capture ne prouve pas que catégorie, client, taxe ou écriture comptable sont terminés. Vérifiez d'abord les données.
6. Transférer les reçus avec Expensent
Connectez la boîte source à Expensent. Gmail, Outlook, Yahoo, iCloud, Fastmail et les autres boîtes IMAP compatibles sont pris en charge. Copiez l'adresse Shoeboxed personnelle, envoyez un reçu représentatif et contrôlez le résultat.
Expensent envoie depuis la boîte connectée, mais crée un nouveau message avec son propre objet et un résumé HTML. Une preuve jointe est ajoutée sous forme de fichier sélectionné, tandis qu'un reçu présent seulement dans le corps est placé sous le résumé. Expensent ne conserve pas le message d'origine à l'identique. Testez cette enveloppe exacte, car Shoeboxed contrôle son traitement.
Expensent peut aussi retrouver les reçus antérieurs à Gmail Receipt Sync. Shoeboxed garde l'extraction, la vérification, les rapports et exports.
- 1Copier l'adresse actuelle dans Account settings.
- 2Connecter la boîte Gmail ou non-Gmail prise en charge qui reçoit les reçus.
- 3Envoyer un reçu par Expensent et contrôler précisément le tableau de bord.
- 4Corriger l'extraction avant l'utilisation en aval.
- 5Approuver une règle précise après le test.
7. Séparer capture et comptabilité
Conservez l'e-mail original jusqu'à la vérification et la fin du rapport ou de l'export.
Utilisez la source, le document Shoeboxed et l'écriture aval comme trois points de contrôle distincts.
8. Sources vérifiées
Ces sources ont servi à vérifier le fonctionnement des produits, leur terminologie actuelle et la répartition des rôles entre leurs flux natifs et Expensent.
- Aide Shoeboxed : envoyer des reçus par e-mail
- Aide Shoeboxed : numériser et déposer des documents
- Aide Shoeboxed : configurer Gmail Receipt Sync
- Aide Shoeboxed : modifier les données extraites
- Aide Shoeboxed : traitement des documents
- Aide Shoeboxed : exporter vers PDF, CSV et QuickBooks Online
- Shoeboxed : application et service de numérisation
10. Questions fréquentes
Peut-on envoyer des reçus à Shoeboxed ?
Oui. Chaque compte reçoit une adresse personnelle qui ajoute les reçus envoyés.
Où trouver l'adresse ?
Dans Account settings. Elle est formée du nom d'utilisateur et du PIN.
Quels formats sont acceptés ?
Shoeboxed indique JPG, JPEG, PNG, GIF et TIFF et exclut les PDF de sa règle documentée des 10 Ko. Le parcours de pièces jointes Expensent prend en charge PDF, JPG et PNG jusqu'à 3 Mo par pièce ; GIF, TIFF et les fichiers plus volumineux exigent un autre canal Shoeboxed documenté.
Pourquoi une image a-t-elle été rejetée ?
Les images prises en charge de moins de 10 Ko sont rejetées. Vérifiez si le fichier nommé est un logo ou le reçu.
Gmail Receipt Sync importe-t-il les anciens reçus ?
Non. Shoeboxed indique que la connexion n'est pas rétroactive.
Expensent peut-il envoyer les reçus depuis une boîte non-Gmail ?
Oui. Expensent connecte Gmail, Outlook, Yahoo, iCloud, Fastmail et les boîtes IMAP compatibles, puis envoie la preuve approuvée dans un nouveau message vers l'adresse Shoeboxed personnelle.
Peut-on corriger les données ?
Oui. Shoeboxed indique que les champs extraits sont modifiables.
Créer un parcours Shoeboxed vérifié
Repérez les reçus, confirmez l'adresse personnelle et transférez les modèles approuvés vers Shoeboxed.
Commencer