Envoyer des reçus à Workday Expenses par e-mail

La documentation administrateur Workday place Expense Receipt Email Forwarding Address dans la configuration de la carte Expenses Hub. La destination appartient donc au tenant. Ne copiez pas l'exemple d'un autre employeur dans une règle de production.

L'University of Virginia publie receipts@expensereport.virginia.edu comme exemple institutionnel et indique que le reçu apparaît comme Quick Expense sur Workday desktop. Votre organisation peut utiliser une autre adresse, une autre file ou un autre libellé.

Vérifiez l'adresse From qui sera visible après le transfert. Les instructions de l'University of Virginia demandent d'ajouter ou vérifier l'adresse professionnelle ou personnelle dans Workday Contact Information. Les autres tenants peuvent appliquer une règle différente.

Cela compte lorsque Expensent transfère un reçu depuis une boîte connectée plutôt que depuis la boîte habituelle de l'employé. Testez l'identité attendue par Workday et conservez le résultat dans l'historique Expensent.

Envoyez un reçu connu vers l'adresse du tenant et gardez le message original. Les instructions actuelles de l'University of Virginia indiquent qu'un reçu envoyé par e-mail devient disponible dans Quick Expenses sur Workday desktop. La documentation Workday décrit plus largement Email-to-Expense comme un moyen de créer des rapports à partir de boîtes et d'autres canaux pris en charge.

Séparez livraison, ingestion et revue. Un message envoyé ne prouve pas que Workday a créé une dépense, joint la bonne preuve ou rendu l'élément prêt à soumettre.

L'e-mail convient lorsque la preuve se trouve déjà dans une boîte. Workday prend aussi en charge, selon le tenant, la capture mobile et navigateur, le scan des reçus et l'activité carte. L'University of Virginia liste capture mobile et import informatique à côté de l'e-mail.

Choisissez l'e-mail quand le message original sert à la traçabilité. Choisissez l'import direct quand le fichier est local ou que la règle d'expéditeur ne convient pas. Les deux parcours se terminent par une revue Workday.

Connectez la boîte qui reçoit les reçus, confirmez l'adresse du tenant et la politique d'expéditeur avec l'administrateur Workday, puis vérifiez un reçu dans Expensent. Transférez cet exemple et contrôlez la file Workday avant de créer une règle.

Séparez les règles lorsque la boîte contient des reçus pour plusieurs employés, entités ou contextes de dépense. Gardez en revue les messages qui demandent un autre expéditeur ou une classification manuelle.

Vérifiez le reçu dans Workday, confirmez l'employé et le contexte, puis corrigez les valeurs avant la soumission. Si le reçu est absent, arrêtez les renvois et utilisez le diagnostic pour séparer adresse, expéditeur, fichier et file.

Expensent gère découverte, rattrapage historique, revue et transfert approuvé. Workday garde ingestion, création, association de la preuve, politique, approbation et soumission.