Reçu Workday absent de Quick Expenses ? Vérifier l'entrée
Suivre l'adresse du tenant, l'expéditeur, la pièce, l'ingestion et la file Workday avant un nouvel envoi.
Ce guide vous concerne si...
Utilisez ce guide lorsqu'un reçu envoyé à Workday n'apparaît pas dans la file attendue. Les discussions Workday sur plusieurs adresses et les boucles de transfert rendent utile une vérification du parcours d'entrée avant l'OCR.
Voir aussi : Ouvrir le guide Workday
En bref
Confirmez d'abord l'adresse propre au tenant. Un exemple public ou institutionnel ne prouve pas la destination de votre environnement.
Comparez l'expéditeur avec Workday Contact Information ou la politique locale, puis testez une seule pièce lisible si le tenant prend le format en charge.
Comparez le message envoyé avec Quick Expenses ou la file locale. Ne multipliez pas les renvois quand le message peut attendre l'ingestion.
Dans ce guide
1. Confirmer la destination exacte du tenant
La documentation administrateur Workday place Expense Receipt Email Forwarding Address dans Expenses Hub. Comparez le destinataire du message avec celui actuellement affiché pour votre organisation. L'adresse receipts@expensereport.virginia.edu de l'University of Virginia est un exemple local, pas une destination générale.
2. Contrôler l'identité et les règles de transfert
Vérifiez From et comparez-le au contact Workday de l'employé ou à la règle locale. Une boîte connectée peut conserver le contenu tout en changeant l'identité que Workday évalue.
Une discussion récente de la communauté Workday décrit des difficultés avec plusieurs adresses et avertit des boucles de transfert. Elle concerne l'ingestion e-mail en général, pas un défaut universel des reçus, mais justifie la vérification des alias et des règles avant un renvoi.
| Résultat observé | Ce que cela suggère | Action |
|---|---|---|
| Aucun message envoyé | La règle source ou le transfert Expensent n'a pas fonctionné. | Vérifier l'historique source et la destination. |
| Ancienne adresse | La destination du tenant a changé ou la règle est obsolète. | Copier l'adresse actuelle et tester une fois. |
| Expéditeur non reconnu | Workday peut ne pas associer le reçu au bon employé. | Vérifier Contact Information ou la politique locale. |
| Reçu dans une autre file | Le routage ou le contexte employé du tenant diffère de la vue attendue. | Demander une trace à l'administrateur Workday. |
3. Refaire un test avec une seule pièce
Utilisez un reçu clair et gardez le message original. L'University of Virginia liste PDF, JPEG, JPG et PNG pour les imports et indique que les reçus e-mail deviennent des Quick Expenses dans son tenant. D'autres organisations peuvent appliquer des limites différentes : utilisez ces formats comme test contrôlé, pas comme garantie universelle.
Si l'import direct fonctionne mais pas l'e-mail, le fichier et le contexte employé servent de comparaison. Examinez ensuite adresse, expéditeur, règle et état d'ingestion.
- Confirmer l'envoi et noter l'heure.
- Comparer le destinataire avec l'adresse actuelle.
- Comparer From avec Workday Contact Information.
- Tester une seule pièce lisible.
- Chercher Quick Expenses et toute file propre au tenant.
4. Séparer arrivée et visibilité
Une file ou un traitement séparé peut retarder l'apparition dans Quick Expenses. Demandez à l'administrateur quelle file et quel état représentent un reçu accepté dans votre environnement. Un élément absent de l'écran ne prouve pas à lui seul un rejet.
Si le reçu apparaît mais que le fournisseur ou l'employé est incorrect, arrêtez de traiter le problème comme une panne de livraison. Corrigez le contexte Workday et examinez l'association de l'expéditeur ou l'extraction.
5. Faire une récupération propre et garder la trace
Après correction de l'adresse, de l'expéditeur ou du fichier, faites un test contrôlé et notez la file ou l'identifiant Workday. Supprimez les règles qui se chevauchent et peuvent créer des boucles ou des doublons.
Transmettez à l'administrateur le message original, les adresses From et To, la pièce, l'heure, l'historique de règle et la file vérifiée. Cette trace vaut mieux que plusieurs renvois.
6. Sources vérifiées
Ces sources ont servi à vérifier le fonctionnement des produits, leur terminologie actuelle et la répartition des rôles entre leurs flux natifs et Expensent.
8. Questions fréquentes
Pourquoi mon reçu Workday n'est-il pas dans Quick Expenses ?
Vérifiez adresse, expéditeur, pièce, règle, file et écran propre au tenant. Quick Expenses est la vue documentée pour l'exemple de l'University of Virginia ; votre organisation peut utiliser une autre file.
Puis-je utiliser l'adresse Workday d'une autre organisation ?
Non. Les adresses de reçus sont propres au tenant ou à l'organisation. Demandez l'adresse actuelle à l'administrateur.
Quel expéditeur utiliser ?
Utilisez l'identité reconnue par votre tenant. L'University of Virginia demande une adresse dans Workday Contact Information ; vérifiez la règle de votre organisation.
Faut-il renvoyer le reçu plusieurs fois ?
Non. Gardez la trace, vérifiez la file et le traitement, corrigez la cause puis faites un seul test de récupération.
Expensent peut-il corriger un problème d'ingestion Workday ?
Expensent montre l'historique source et contrôle le transfert approuvé. Workday reste responsable de l'ingestion, de l'association et de la visibilité dans la file.
Tracer une seule fois l'entrée Workday
Gardez destination, expéditeur, message source et file Workday visibles pour qu'un seul test explique le résultat.
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