Une boîte mail, plusieurs sociétés : chaque facture à la bonne destination

Un dirigeant peut gérer deux sociétés depuis la même adresse e-mail. Une responsable financière peut recevoir les factures fournisseurs, les reçus de déplacement et les honoraires professionnels dans une seule boîte. Les documents arrivent ensemble, mais leurs destinataires peuvent être différents.

Expensent repère les factures et justificatifs dans vos boîtes connectées. Avec Pro, enregistrez les adresses des comptables, logiciels et équipes concernés. Choisissez une destination pour un envoi ponctuel ou associez-la à une règle qui transfère automatiquement les prochains e-mails correspondants.

Vous n'avez pas besoin d'une boîte source par destination. Une boîte connectée peut alimenter plusieurs parcours, et plusieurs boîtes peuvent envoyer leurs documents au même comptable. Le nombre de boîtes connectées reste celui prévu par votre formule.

Un nom comme « Société A - Comptable » est plus facile à reconnaître au moment de l'envoi qu'une adresse inconnue. Si un logiciel fournit plusieurs adresses de réception, donnez à chacune un nom qui précise son usage.

Les exemples ci-dessous représentent des envois ou règles distincts. Chaque envoi sélectionne une seule destination.

La configuration initiale commence avec une destination par défaut pour envoyer vos premiers documents. Avec Pro, ouvrez Settings > Accountant et ajoutez les autres adresses. Choisissez A person ou Software, puis saisissez une adresse e-mail et un nom reconnaissable.

Pro inclut jusqu'à 20 destinations au total, adresse par défaut comprise. Toutes les versions de Pro en bénéficient : un abonnement Pro existant ne nécessite ni nouveau tarif ni changement de formule. Solo conserve une destination par défaut.

Pour un logiciel, utilisez l'adresse de réception prévue pour la bonne société et le bon type de document. Vérifiez que cette destination accepte les messages envoyés depuis votre compte connecté avant d'automatiser les envois.

Le sélecteur se trouve près des commandes de transfert. Choisissez une adresse enregistrée, vérifiez le message et ses pièces jointes, puis confirmez. Ce choix est aussi disponible pour les imports, les renvois et les documents ajoutés aux rappels.

Tous les e-mails similaires inclus dans un même transfert utilisent la destination sélectionnée. Si un groupe contient des documents de plusieurs sociétés, envoyez les messages concernés séparément avec la bonne destination. Le lot ne se répartit pas automatiquement entre comptables.

La destination et les CC ont des rôles différents. La destination désigne le destinataire principal. Les CC envoient des copies aux adresses configurées lorsque cette option est activée. Vérifiez-les séparément lorsque les documents concernent différentes sociétés.

Lorsqu'un expéditeur et un modèle d'objet identifient un parcours précis, créez une règle et choisissez sa destination. Les prochaines factures correspondantes sont transférées automatiquement. Vous pouvez enregistrer la règle pour les futurs e-mails ou aussi envoyer les messages similaires déjà présents dans le centre de traitement.

Un fournisseur peut, par exemple, inclure systématiquement « Société A » ou « Société B » dans l'objet. Des modèles distincts permettent alors des règles et destinations distinctes. Vérifiez le modèle réel : s'il supprime le détail qui différencie les sociétés, il ne permet plus de les séparer.

Si les deux sociétés reçoivent des e-mails du même expéditeur avec le même modèle d'objet, choisissez la destination manuellement. Le routage ne déduit pas la société du contenu de la facture, et la boîte de réception ne constitue pas à elle seule un critère de destination.

Choisir une destination pour un envoi ponctuel ne modifie pas une règle existante. Modifiez la règle pour changer le destinataire des prochains messages.

Quand un comptable ou une équipe change d'adresse, modifiez la destination dans les paramètres. Les règles qui l'utilisent reprennent la nouvelle adresse pour les futurs envois. Les e-mails déjà en file d'attente gardent l'adresse confirmée au moment de leur ajout.

Avant de supprimer une destination, modifiez ou supprimez les règles qui y font référence. L'historique des envois affiche la destination utilisée lorsque cette information est disponible.

En passant à Solo, vos adresses restent enregistrées, mais les destinations supplémentaires nécessitent Pro. Les prochains e-mails concernés par ces règles attendent dans le centre de traitement. Les envois en attente vers ces adresses ne peuvent pas partir sans Pro. Choisissez la destination par défaut pour un nouvel envoi ou réactivez Pro ; rien n'est redirigé automatiquement.

Enregistrez votre comptable principal et la deuxième adresse que vous utilisez le plus. Envoyez un document à chacun, puis automatisez les expéditeurs et modèles d'objet qui correspondent clairement à une destination. Ajoutez les autres sociétés et équipes selon vos besoins.

Vos justificatifs arrivent dans les boîtes que vous utilisez déjà. Les règles choisies font ensuite parvenir les documents récurrents aux personnes ou logiciels qui en ont la charge.