Comment envoyer des reçus à Airwallex Expenses par e-mail

Airwallex documente actuellement receipts@expenses.airwallex.com pour le transfert manuel d'un reçu numérique. L'adresse receipts+forwarding@expenses.airwallex.com apparaît dans les parcours administrateur Google Workspace et Microsoft 365. Expensent envoie les messages sélectionnés depuis la boîte connectée, donc l'adresse manuelle est le bon point de départ pour un envoi approuvé.

L'identité de l'expéditeur fait partie du rapprochement. Le message doit venir de l'utilisateur enregistré, du titulaire, du contact de la carte ou d'un délégataire admis. Une boîte finance sans lien avec la carte peut livrer le reçu sans produire le rapprochement attendu.

L'e-mail convient aux reçus qui arrivent déjà dans une boîte reconnue. L'import groupé sert aux documents enregistrés localement. L'ajout direct web ou mobile cible une dépense de carte connue, tandis que le remboursement concerne un achat personnel.

Les règles Gmail et Outlook gérées par un administrateur sont des contrôles larges. Elles utilisent des mots-clés et excluent les messages Airwallex pour éviter une boucle. Expensent fournit un parcours vérifié distinct pour des messages actuels ou anciens sélectionnés.

Airwallex accepte jusqu'à dix fichiers par dépense, avec 10 Mo maximum chacun, dans plusieurs formats. Le parcours actuel d'Expensent est plus étroit : PDF, JPG et PNG, 3 Mo maximum par pièce. Utilisez le périmètre commun aux deux systèmes.

Privilégiez le PDF ou l'image originale lisible. Vérifiez fournisseur, date, montant, devise et taxe. Gardez le message source jusqu'à l'attachement correct du reçu et la fin de la revue Airwallex.

Airwallex identifie l'expéditeur ou l'utilisateur connecté, limite la recherche à ses dépenses admises et compare notamment date et montant. Un délégataire peut travailler dans le périmètre de son délégant et un contact de carte d'entreprise avec cette carte.

Si la confiance est insuffisante, le reçu reste dans la boîte. L'utilisateur peut le rattacher manuellement à une dépense de carte ou à un remboursement. Les personnes présentes dans plusieurs organisations doivent aussi vérifier l'organisation par défaut des reçus transférés.

Connectez la boîte reconnue où arrivent les reçus fournisseurs. Expensent repère les messages actuels et historiques, présente la source et les fichiers, puis envoie les preuves sélectionnées depuis cette boîte vers l'adresse manuelle Airwallex.

Expensent crée un nouveau message avec son propre objet et un résumé HTML. Les pièces choisies sont ajoutées et une preuve présente uniquement dans le corps apparaît sous le résumé. Le message original n'est pas préservé à l'identique. Testez cette enveloppe car Airwallex garde le contrôle de la lecture et du rapprochement.

La livraison du reçu ne termine pas la dépense. Vérifiez fournisseur, date, montant, devise, taxe, catégorie, axes, preuve, alertes et explications requises, puis soumettez par le circuit de validation.

Gardez découverte, rapprochement et synchronisation comme étapes distinctes. Expensent gère la découverte et l'envoi approuvé. Airwallex gère la dépense, les règles, la validation, le remboursement et la comptabilité.