Envoyer des reçus et factures fournisseurs à Spendesk
Utilisez Marvin pour les reçus et, sur Essentials, Growth ou Premium, bills Inbox pour les factures, puis vérifiez le résultat.
Ce guide vous concerne si...
Utilisez ce guide pour choisir et configurer le flux. Si un reçu ne s'attache pas, passez au diagnostic.
Voir aussi : Diagnostiquer un reçu Spendesk
En bref
Spendesk utilise des destinations différentes pour les reçus de carte et les factures fournisseurs.
Marvin joint le reçu au paiement. Le transfert de factures crée des demandes sur Essentials, Growth et Premium, mais pas Starter.
Testez un document et suivez la validation de taille du compte, car l'aide actuelle publie deux limites différentes.
Dans ce guide
1. Choisir la destination reçus ou factures
Pour les paiements par carte, Spendesk fournit une adresse Marvin propre à l'entreprise, avec un préfixe receipts+. Elle se trouve dans Payments.
Pour les factures fournisseurs sur Essentials, Growth et Premium, Spendesk utilise une adresse bills+ distincte. Cette fonction n'est pas disponible sur Starter.
2. Transférer un reçu vers Marvin
Copiez l'adresse dans Payments. Spendesk documente précisément le PDF pour l'envoi Marvin ; l'import général accepte aussi JPG et PNG. Utilisez un PDF clair pour le premier test e-mail.
Les doublons peuvent être rejetés. Un paiement déjà exporté ne permet plus toujours l'ajout ou la modification d'un reçu.
Deux pages officielles indiquent actuellement 1 Mo et 10 Mo comme taille maximale. Suivez la validation du compte et utilisez un petit fichier lisible pour le test.
3. Transférer une facture fournisseur vers Inbox
Sur Essentials, Growth et Premium, copiez l'adresse bills+ dans Inbox. Spendesk indique que cette fonction n'est pas disponible sur Starter. Chaque pièce jointe crée une demande.
Si l'expéditeur n'est pas reconnu, Spendesk cherche un utilisateur en copie. Les demandes non attribuées restent visibles par les contrôleurs et le propriétaire du compte.
Spendesk avertit qu'un message de plus de 10 factures peut provoquer des erreurs OCR. Divisez les lots et contrôlez chaque demande.
4. Comparer les méthodes de capture
Spendesk propose capture mobile, import bureau, réponse à la confirmation et transfert e-mail. Choisissez le canal qui conserve la preuve la plus lisible et le meilleur lien vers le paiement.
La validation automatique de photo mobile ne s'applique pas de la même façon aux imports bureau ou e-mail. L'équipe financière doit toujours vérifier les éléments exigés.
5. Transférer les documents répétés avec Expensent
Connectez la boîte source, confirmez que le plan affiche la destination requise et envoyez un exemple. Vérifiez le paiement ou la demande avant de créer une règle.
Créez des règles distinctes pour reçus et factures. Un même fournisseur peut produire les deux, donc l'expéditeur seul peut être trop large.
- 1Copier l'adresse dans le compte actif.
- 2Transférer un document clair.
- 3Confirmer le paiement ou la demande dans Spendesk.
- 4Vérifier les champs, le doublon et la politique.
- 5Approuver une règle précise.
6. Terminer le parcours Spendesk
Pour un reçu, vérifiez le bon paiement et la lisibilité. Pour une facture, vérifiez le responsable, fournisseur, montant, échéance et approbation.
Expensent gère la découverte et l'envoi. Spendesk garde le rapprochement, les demandes, doublons, approbations et exports.
7. Sources vérifiées
Ces sources ont servi à vérifier le fonctionnement des produits, leur terminologie actuelle et la répartition des rôles entre leurs flux natifs et Expensent.
9. Questions fréquentes
Peut-on envoyer des reçus à Spendesk ?
Oui. Transférez un reçu vers l'adresse Marvin de l'entreprise ou répondez à la confirmation du paiement.
Les fournisseurs peuvent-ils envoyer des factures ?
Oui, sur Essentials, Growth et Premium. Utilisez l'adresse bills+ distincte. Spendesk exclut le plan Starter de cette fonction.
Les adresses reçus et factures sont-elles identiques ?
Non. Marvin sert aux reçus, bills Inbox aux demandes de facture.
Quels formats sont acceptés ?
L'import accepte PDF, JPG et PNG, tandis que l'aide Marvin cite précisément le PDF. Les pages officielles divergent sur la taille maximale, donc testez l'e-mail avec un petit PDF clair.
Que se passe-t-il avec plusieurs factures ?
Spendesk crée une demande par pièce et avertit qu'au-delà de 10 factures l'OCR peut échouer.
Transférer vers le bon parcours Spendesk
Retrouvez les reçus et factures, vérifiez l'action suivante et envoyez les modèles approuvés vers la bonne adresse.
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